Секретарь

• Планировать рабочий день Генерального директора и/или заместителей, назначать встречи клиентам, партнерам и работниками Компании.

• Выполнять все указания Генерального директора и/или его заместителей;

• Вести прием, учет и хранение корреспонденции в Kaz Documents, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящие документы.

• Передавать документы в соответствии с резолюцией Генерального директора и/или его заместителей непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

• Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров, обеспечивать прием посетителей.

• Обеспечивать рабочее место Генерального директора и/или его заместителям необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.

• Осуществлять подготовку заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководством Компании (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний.

• Оформлять командировочные документы Генеральному директору и/или его заместителям в соответствие утвержденной процедурой о командировку сотрудников Компании.

• Осуществлять своевременное бронирование и покупку авиабилетов и\или ж/д билетов всем командируемым сотрудникам Компании.

• Осуществлять онлайн регистрацию при авиаперелетах всем командированным сотрудников Компании.

• Осуществлять своевременно оформление проживания командировочных сотрудников Компании в соответствие с утвержденной процедурой о командировании сотрудников Компании.

• Своевременно предоставлять в отдел бухгалтерии отчеты командировках Генерального директора и/или его заместителей в соответствие с утвержденной процедурой о командировании сотрудников Компании.

• Соблюдать установленные требования и осуществлять поддержку на должном уровне интегрированной системы менеджмента ISO 9001 и ISO 18001.

• Соблюдать требования нормативно-правовых актов Республики Казахстан, а также локальных нормативных актов Компании.

• Выполнять в установленные сроки поставленные задачи в единой учетной системе Компании.

• Соблюдать внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

• Обеспечивать соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

• Контролировать грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись Генеральному директору и/или его заместителям.

• Контролировать исполнение поручений и заданий Генерального директора и/или его заместителей, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

• Осуществлять ознакомление с документами, после резолюции Генерального директора и/или его заместителей всех причастных лиц.

• Осуществлять контроль за сроками исполнения документов в Kaz Documents и в единой учетной системе Компании.

Требования:

• На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее (или послевузовское), среднее профессиональное образование
• Стаж работы более 3 лет

• Пятидневный график работы.