Старший администратор

IThub – трендмейкер среднего профессионального образования в России, входит в ТОП рейтинга EdTech компаний, является победителем в премии Edtechs Awards как «Лидер сегмента ПО», и обладатель приза в номинации «Лидер в подготовке IT-кадров», официальный резидент «Сколково». Имеет инновационную учебную платформу LXP IThub, которая входит в Топ-100 лидеров новых подходов в образовании при поддержке Агентства Стратегических Инициатив.

Сейчас мы находимся в поисках в свою команду Старшего администратора с

функциями бизнес-ассистента руководителя

Что для нас важно:

• вы пунктуальны и не опаздываете на работу

• любите людей и готовы им помогать в разрешении различных вопросов

• организованы и доброжелательны

• у вас опрятный внешний вид

Что вам потребуется для этой работы:

• уверенный пользователь ПК: знание стандартных программ (ворд, эксель) и гугл облачных инструментов (гугл/яндекс - документы, таблицы, диск)

• владение мессенджерами Telegram, WhatsApp

• грамотная устная и письменная речь

• знание 1С - будет преимуществом

• опыт работы в схожей сфере (образование, отдел кадров, бухгалтерия, офис-менеджер)

Чем вам предстоит заниматься:

Вы - правая рука руководителя проекта. Одна из ваших задач - разгрузить его от рутинных операционных задач

1. Ведение календаря, назначение встреч, записи на мероприятия

2. Напоминания о событиях и задачах

3. Организация планерок

4. Ведение протокола встреч, фиксация договоренностей

5. Контроль исполнения задач сотрудниками, предоставление отчетности

6. Помощь в создании регламентов и других текстовых документов

7. Контроль за внедрением регламентов

8. Сбор, структурирование, анализ информации

9. Создание google и excel таблиц

Также наши задачи при совместной работе с вами — поддерживать порядок в документообороте, контролировать работу хозяйственных служб, помогать преподавателям при организации учебного процесса.

Административно-хозяйственные вопросы:

1. Помощь в подготовке, сборе и распределении документов, необходимых для организации учебного процесса и хозяйственной деятельности колледжа (счета, УПД, договоры и т.п.)

2. Прием, отправка и распределение бухгалтерских и кадровых входящих/исходящих документов

3. Составление и поддержание в актуальном состоянии списка контактов служб, с которыми работаем. А также помощь в ведении иных электронных баз, реестров и списков.

4. Закупка канцтоваров, расходников, иных товаров по заявкам / спискам / реестрам.

5. Координация и контроль работы курьерской службы, службы доставки грузов и т.п.

6. Контроль качества работы хозяйственных служб (например, если плохо убрались в помещении — вызвать наш клининг, аналогично с техниками и прочими службами).

7. Решение административно-хозяйственных вопросов при организации совместных мероприятий в колледже.

Студенческий отдел кадров:

1. Фиксирование списков групп, переходов обучающихся

2. Подготовка и ведение личных дел учеников

3. Подготовка и выдача справок/документов, дипломов, зачёток и студенческих билетов

Образовательный процесс:

1. Ведение расписания на платформе

2. Подготовка ведомостей (например, по пересдачам, курсовым работам и т.п.)

Вы - настоящий супер-герой, знаете ответы на все вопросы, а если нет - то знаете, у кого спросить, можете помочь по любому вопросу.

Условия работы:

• График работы 5/2, рабочие часы 9:00 (т.к. вы открываете пространство, то мы ожидаем, что вы приходите за 10-15 минут до начала рабочего дня) - 18:00 (иногда 18:30), сб вс - выходные. 1 раз в месяц в выходной день проводится день открытых дверей, оплачивается дополнительно

• Полноценное рабочее место, расположенное рядом с местом входа учеников для дополнительного контроля обучающихся. У нас есть система управления доступом, у всех личные карточки для входа. Важно поддерживать порядок и помогать ученикам в случае, если у них возникнут вопросы по нашим помещениям

• Оплата 75.000-80.000 руб. оклад на руки

• Рост оклада возможен с расширением ответственности, а также зависит от вашей вовлеченности

• Для новых сотрудников проходит онбординг (процесс адаптации и интеграции нового сотрудника в команду)

• Работа в историческом центре Санкт-Петербурга (станция метро Петроградская, Аптекарский проспект д 2)

• Стабильная заработная плата

• Оформление по самозанятости, гпх, ип, ТК РФ после испытательного срока 3 месяца

• Корпоративы и мероприятия за счет компании

В сопроводительном письме укажите, какой опыт бизнес-ассистирования у вас есть