НТЦ Сфера
Офис-менеджер (администратор, секретарь-референт, личный помощник, бизнес-ассистент)
От 100 000 RUR
ВНИМАНИЕ, уважаемые соискатели, наличие опыта работы в структурах Росатома, является преимуществом!
Принимая наше предложение, Вы становитесь частью компании с высокими амбициями и сплоченным профессиональным коллективом, объединённым единой целью - сделать этот мир безопаснее.
Коротко о нас: НТЦ СФЕРА - российская высокотехнологичная инжиниринговая компания, эксперт в области систем контроля надежности и промышленной автоматизации, успешно выполняющая проекты на российских и зарубежных объектах в области энергетики.
Обязанности:
- Входящие/исходящие звонки;
- Встреча гостей в офисе-в рамках общепринятого делового этикета (чай, кофе);
- Протоколирование совещаний;
- Ведение бизнес-календаря генерального директора;
- Выполнение личных поручений генерального директора;
- Прием, регистрация и передача на подпись генеральному директору и другим руководителям необходимой документации;
- Составление запросов, ответов, писем и прочих документов по поручению генерального директора;
- Подготовка кабинета генерального директора и переговорных комнат к совещаниям и заседаниям, проводимым в компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня);
- Заказ авиабилетов, бронирование гостиниц для сотрудников всей компании, отражение этой информации в "Битрикс24";
- Прием, отправка, распределение входящей и исходящей корреспонденции;
- Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции;
- Ведение архива;
- Отправка писем и бандеролей почтой России;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцелярии и иных товарно-материальных ценностей необходимых для работы офиса;
- Осуществление контроля и взаимодействие в случае необходимости с арендодателем, по вопросам ремонта и соблюдения санитарно-гигиенических требований и требований пожарной безопасности;
- Взаимодействие со специалистами по охране труда в части технического обеспечения офиса и склада средствами противопожарной защиты;
- Взаимодействие с ресепшен бизнес центра, по выдаче электронных ключей доступа, по вопросам аренды парковочных мест и иных мест общего пользования;
- В случае неисправности офисной оргтехники, мебели и иного оборудования-привлечение специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
- Координация и контроль работы курьеров и клининговой службы;
- Взаимодействие со службой такси в случае необходимости;
- Взаимодействие с компанией арендодателем по вопросам технического обслуживания офиса;
- Подбор помещений и ивент агентств для проведения корпоративных мероприятий;
- Закупка сувенирной /брендированной продукции.
Требования:
- Высшее образование;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Опыт работы секретарем, личным помощником, администратором;
- Презентабельный внешний вид;
- Пунктуальность;
- Умение работать с большим объемом информации и несколькими задачами одновременно;
- Доброжелательность;
- Высокий уровень заботы;
- Проактивность.
Условия:
- Работа в стабильной компании;
- Официальное оформление по ТК РФ;
- График работы 5/2;
- 35 часовая неделя;
- Своевременно выплачиваемая З/П
- Наличие 13 З/П;
- Уровень З/П по итогам собеседования но не менее указанной суммы;
- Ежегодный оплачиваемый абонемент в фитнес клуб с бассейном;
- Дружелюбный коллектив;
- В основании деятельности компании, заложены высокие принципы - экологичность и безопасность предприятий.