Морской торговый порт Лавна
Помощник руководителя
Не указана
- Административная поддержка руководителя
- Контроль исполнения решений
- Организация встреч
- Планирование рабочего дня руководителя
- Организация деловых поездок
- Деловая переписка
- Документооборот
- Внутренняя документация
- Организация совещаний
- Бронирование билетов
- Работа с большим объемом информации
- Ведение переписки
- Точность и внимательность к деталям
Обязанности:
- Планирует рабочий день руководителя: составляет план рабочего дня руководителя, включая все совещания, деловые встречи, звонки;
- Ведет календарь руководителя и актуализирует план мероприятий в течение дня;
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
- Осуществляет travel-поддержку руководителя и сотрудников Общества:
- приобретение билетов,
- бронирование гостиниц,
- оформление командировок,
- заказ трансферов;
- Знает порядок организации и проведения встреч, координации посетителей, чай/кофе;
- Осуществляет обработку первичной бухгалтерской документации (оформление представительских расходов);
- Организовывает видеоконференции;
- Принимает и регистрирует входящую корреспонденцию;
- Обеспечивает регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, срочных писем;
- Замещает офис-менеджера и помощника руководителя в период временного отсутствия (болезнь, отпуск и пр.).
Требования:
- Высшее образование (желательно техническое, юридическое, экономическое, филологическое);
- Опыт работы секретарем / ведущим офис-менеджером / помощником руководителя от 3-х лет;
- Опыт работы в аналогичной должности в строительной организации желателен;
- Уверенный пользователь ПК, MS Office (Excel, Word);, MS Outlook, MS PowerPoint;
- Ответственность к поручениям, внимательность к деталям;
- Умение и готовность работать с большим объемом заданий и информации, в режиме многозадачности, стрессоустойчивость;
- Пунктуальность, высокая степень самодисциплины и ответственности за результаты своей работы, способность работать самостоятельно;
- Понимание правил делового этикета, дипломатичность, доброжелательность, тактичность, позитивное мышление, высокая обучаемость;
- НАЛИЧИЕ ФОТО НА РЕЗЮМЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО;
- Кандидатов, не отвечающих данным требованиям - убедительная просьба не откликаться.
- Официальное трудоустройство по ТК РФ;
- График работы с 09:00 до 18:00 (пт. - 16.45), ненормированный рабочий день;
- ДМС после испытания (3 месяца).