Офис-менеджер/секретарь

Обязанности: Выполнение поручений руководства

· Документооборот – профессиональное составление деловой переписки и прочей документации, оформление заявок в соответствии с требованиями делового этикета и документооборота, регистрация корреспонденции;

· Организация командировок – подготовка командировочных удостоверений, обеспечение командировочных транспортными авиа и ж/д билетами, бронирование отелей, аренда авто и т. п;

· Организация онлайн и офлайн совещаний;

· Проверять и в случае необходимости редактировать(по согласованию) документацию в отношении орфографии, смещения, переносов, даты, нумерации, поступающих на утверждение руководителем;

· Контроль за подписанной документацией (юридические, бухгалтерские документы), обеспечение сохранности документации и своевременная передача ее в отделы или в архив;

· Распределение по отделам поручений/распоряжений, передача распоряжения конкретным исполнителям, структурным подразделениям, запросы и иные виды документации;

· Контроль работы сотрудников, своевременное исполнение поступивших поручений/распоряжений руководства;

· Организация и поддержание функционального рабочего пространства в приемной и кабинете руководителя;

· Обеспечение руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, орг. техникой и т.д.;

· Взаимодействие со структурными подразделениями, обеспечивающими бесперебойную работу орг. техники и программного обеспечения офиса;

· Тактично и вежливо отвечать на входящие звонки, владеть информацией о том, когда и как соединить абонента с руководителем. Важность процедуры заключается в том, что в каждом случае решение о целесообразности подключения нужно принимать самостоятельно. Максимально ограждать директора от излишних затрат времени, бесполезных контактов, сохраняя при этом имидж компании и непосредственного руководителя;

· Контроль правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;

· Ведение почтовой переписки по средствам электронной почты. Контроль за корреспонденцией через Почту России и курьерские службы;

· Оперативно и безошибочно находить полезную для руководителя информацию, своевременно разбираться с адресами и контактами потенциальных партнеров и клиентов;

Требования:

· Высшее образование.

· Знание делопроизводства.

· Безупречная грамотность, хорошо поставленная речь.

· Знание правил телефонных переговоров.

· Навыки работы с оргтехникой.

· Продвинутый пользователь MS Office.

· Личные качества: адекватность, доброжелательность, соблюдение субординации, понимание значения делового этикета.

Условия:

· Официальное оформление с первого дня работы;

· Полностью "белая" заработная плата, выплаты з/п 2 раза в месяц на банковскую карточку;

· График работы 5/2 с 09.00 до 18.00 с обеденным перерывом на 1 час;

· Оформление по ТК РФ;

· Премирование несколько раз в год;

· Полный соцпакет, оплата отпуска и больничных;

· ДМС после 1 года работы;

· Дружный коллектив;

· Шаговая доступность от ст. метро Пл. Мужества

О компании:

Проектная организация ищет Офис-менеджера, Секретаря. Ищем ответственного, внимательного, грамотного, спокойного, адекватного , умеющего слушать и думать, человека. Нам нужен тот, кто хочет работать, готов профессионально развиваться, учиться новому в хорошем дружелюбном коллективе.