Помощник/ассистент руководителя

Кого мы ищем?

Ассистента/помощника руководителя — человека, который должен быть на связи 24/7, который быстро воспринимает всю информацию, способен работать в режиме многозадачности, способен вести несколько проектов сразу и при этом еще оперативно реагировать на все текущие задачи, осуществляя контроль! Работа в режиме очень высокой интенсивности, грамотность обязательна, ошибки в письмах не допускаются, другие требования, перечисленные подробнее в вакансии, также являются обязательными для рассмотрения кандидата.

Вы сможете получить отличные навыки и личное развитие, расширить свой пул полезных контактов.

Задачи:

• Ведение личного графика руководителя;
• Организация и назначение встреч на высоком уровне (руководители компаний, должностных лица государственных органов);
• Контроль исполнения всех поручений руководителя;
• Подготовка ко всем заседаниям (назначение, приглашение, письма, отслеживание, подготовка материалов, все другие согласования)
• Протоколирование заседаний, совещаний;
• Подготовка презентаций;
• Сбор и структурирование информации по запросу руководителя;
• Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем;
• Подготовка информационно-аналитических материалов;
• Подготовка аналитических справок по запросам, для формирования позиции;
• Ежедневный мониторинг изменений законодательства, внесения законопроектов, затрагивающих интересы предпринимателей, бизнеса;
• Подготовка материалов к выступлениям (тезисы, аналитические справки и т.д);
• Обеспечение взаимодействия и обмен официальными письмами, документами с другими деловыми объединениями
• Обеспечение взаимодействия, обмен письмами, приглашения, направление позиций в ФОИВы
• Формирование архива по всем законодательным инициативам
• Написание отчета о работе возглавляемых руководителем структур еженедельно;

- Согласование мероприятия с партнерами;

- Составление тайминга подготовки мероприятий и контроль его выполнения для успешного проведения мероприятий

- Осуществление поиска площадок, подрядчиков, если необходимо;

- Обеспеченье контроля выполнения обязательств подрядчиками по срокам и качеству предоставляемых услуг

- Координация всех процессов для успешного проведения мероприятия;

- Ведение документооборота по мероприятиям (договоры, закрывающие документы, отчеты);

- Приглашение фотографов, видеографов, организация совместно с PR- отделом освещения мероприятия, если такое предполагается;

- Принятие непосредственного участия в мероприятиях, контролировать всех процессов.

Опыт:

- Достаточный опыт по организации мероприятий

- Способность работать в многозадачной среде, соб;людая тайминги и дедлайны,

- Высокая стрессоустойчивость, внимательность к деталям;

- Уверенный пользователь Excel, Power Point

- Умение работать в команде и располагать к себе людей

- Терпеливость и вежливость, умение находить общий язык с различными людьми.

Условия:

Работа в успешной, стабильной, динамично развивающейся компании
График работы 5/2, с 10:00 до 19:00
Комфортный офис, дружный коллектив
Оформление по ТК РФ

Важно: Необходимо не просто слышать о задачах, описанных в вакансии, а иметь реальные навыки их решения!

Требования:

- Высшее образование (юридическое очень желательно);

- Умение мыслить системно, собранность и быстрое восприятие информации;

- Желание развиваться и получать новые навыки;

- Грамотный русский язык;

- хорошие коммуникативные навыки;

- инициативность; ответственность‚ исполнительность‚ внимательность;

- умение работать в команде и самостоятельно;

- способность выполнять задачи, в том числе в условиях «информационного шторма», готовность и способность найти решение нестандартных задач

- обязателен опыт работы на аналогичной должности;

- готовность быть на связи 24/7 — готовность много работать, в т.ч. сверхурочно;

- гиперответственность, т.е. очень ответственное отношение к работе, к каждой задаче;

- сильный тайм менеджмент и умение соблюдать дедлайны;

- умение слушать и слышать, «схватывать на лету»;

- широкий кругозор, отличная грамотность (повторение требования, так как оно действительно очень важно);

- обладать навыками ведения переговоров и деловой переписки;

- используйте в сопроводительном письме слово "иерархия"

.- оперативность при выполнении задач;

- активная жизненная позиция;

- умение работать в режиме многозадачности, способность структурировать по важности дела;

- стрессоустойчивость;

Условия:

- работа в сплоченной команде над интересным проектами;

- перспективы карьерного роста;

- значительное расширение базы контактов, в том числе за счет взаимодействия с известными персонами;

- своевременная выплата заработной платы;

- комфортный офис в центре Москвы.

Если вас заинтересовала данная вакансия и у вас есть необходимый опыт, просьба описать в "обязательном" сопроводительном письме следующие позиции:

- Почему вас заинтересовала эта вакансия? (кратко)

- Опишите, какие 3-5 задач занимали 80% вашего рабочего времени на прошлом месте работы;

- Какие Ваши наиболее сильные стороны?

- Почему ищете новое место работы?

- Сколько времени вы готовы уделять работе?

- Кем Вы себя видите через 3 года?