Офис-менеджер

• подготовку и организацию работы офисных подразделений:

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей.

• работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
• принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
• принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,
• подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
• обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
• организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
• по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
• оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,
• осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
• обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,
• печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Ведет делопроизводство.

Оформление приема, перевода, увольнения работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности.

Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. Организовывает работу отправки и приема корреспонденции, работу водителей – экспедиторов по журналу выездов.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку посылок, корреспонденции.

Высшее или среднее профессиональное образование

Опыт административной работы и стаж работы по специальности желателен