Главный специалист-эксперт административного отдела (делопроизводство)

Должностные обязанности:

- принимать и регистрировать входящую корреспонденцию (обычную и с пометкой ДСП) средствами СЭД-Регион, поступающую из ФНС России, управлений ФНС России по различным каналам связи, доводит ее до руководителей;

- оформлять резолюции начальника, заместителей начальника в регистрационную карточку документа средствами СЭД – Регион;

- обеспечивать оперативное прохождение документов в структурные подразделения, ведет реестр полученной исполнителями корреспонденции;

- регистрировать приказы и распоряжения по основной и другим видам деятельности;

- ставить документы на контроль и снимать документы с контроля, ежедневно контролировать ход исполнения контрольных документов и поручений руководителя, вести учет и регистрацию исполненных контрольных документов;

- готовить контрольно-аналитические материалы о состоянии исполнительской дисциплины в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и доводить их до исполнителей;

- составлять реестр на исходящие письма, бандероли, посылки;

- оказывать помощь структурным подразделениям в вопросах правильного оформления регистрационных карточек и отправки документов;

- вести электронный журнал документов с пометкой «ДСП»;

- осуществлять размножение документов с пометкой «ДСП» и выдачу копий документов под роспись в реестре;

- принимать и отправлять документы с пометкой «ДСП» по защищенному каналу связи Dipost;

- регистрировать небумажные носители в Журнале регистрации приема-передачи небумажных носителей с пометкой «ДСП»;

- обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование законченных делопроизводством документов от структурных подразделений налоговой службы;

- вести работу по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

- организовывать использование документов, информировать руководство о составе, содержании документов архива, исполняет запросы;

- оказывать методическую помощь в составлении номенклатуры дел в структурных подразделениях налоговой службы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

- обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения, составлению актов по уничтожению документов, с истекшим сроком хранения;

- осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- отвечать за делопроизводство в административном отделе;

- осуществлять выдачу в отделы номерных бланков инспекции с изображением герба Российской Федерации;

- обеспечивать сохранность служебной информации и недопущение ее утечки из отдела;

- ответственно относиться к своему служебному удостоверению и к другим документам, полученным в процессе работы;

- выполнять иные поручения в рамках компетенции в соответствии с действующим законодательством;

- организовывать работу по предоставлению отчетности подразделения хозяйственного обеспечения, архива и канцелярии в установленном порядке;

- контролировать и обеспечивать своевременную сдачу, обработку документов инспекции в архив, их хранение, пакетирование, маркировку и передачу на длительное хранение в обслуживающую организацию;

- контролировать и обеспечивать документооборот инспекции в соответствии с нормативными правовыми документами и инструкцией по делопроизводству;

- осуществлять подготовку материалов, необходимых для проведения мероприятий по повышению квалификации работников отдела;

- работать с услугой удаленного доступа к Федеральным информационным ресурсам и сервисам, сопровождаемым ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России;

- вести в установленном порядке делопроизводство, осуществлять хранение документов отдела и их передачу на архивное хранение.

Требования:

- высшее образование

- требуемый опыт работы – наличие опыта работы в бюджетных организациях;

- навыки делового письма;

-умение мыслить системно, с творческим подходом к поиску способов выполнения поставленных задач;

- знание налогового, бюджетного законодательства РФ;

- навыки работы с ПК

- знание основных офисных приложений;

- желание развивать и решать интересные задачи.

Условия:

- рабочий день с 09-30 до 18-30 (ненормированный служебный день);

- полное соблюдение трудового законодательства;

- дополнительные дни отпуска за ненормированный служебный день;

- конкурентный доход: оклад + стимулирующие выплаты;

- интересные задачи для профессионального развития;

- возможно обучение за счет средств работодателя;

- комфортный офис рядом с метро, 5 минут пешком;

- полный рабочий день на территории работодателя.