Кобак Лаб

Офис-менеджер

Не указана
  • Санкт-Петербург
  • Полная занятость
  • Полный день
  • От 3 до 6 лет
  • Обеспечение жизнедеятельности офиса
  • Внутренние коммуникации
  • Деловая переписка
  • Делопроизводство
  • Документооборот
  • Тревел-поддержка
  • Взаимодействие с курьерскими службами
  • Прием посетителей
  • Организация корпоративных мероприятий
  • Хранение документов
  • Электронный документооборот
  • Бумажный документооборот
  • Первичная бухгалтерская документация
Обязанности:
  • Обеспечение работы офиса: закупка кофе, канцелярии и хозяйственных принадлежностей. Организация своевременной замены фильтров, обслуживание кофемашины, организация обслуживания оргтехники, контроль работы уборщицы;

  • Обеспечение документооборота компании: отслеживание входящей и исходящей корреспонденция (на бумаге и в ЭДО), регистрация, учет, хранение, архивирование документов. В том числе, сбор и подписани документов первичной бухгалтерской отчетности от сотрудников компании и контрагентов и передача бухгалтеру компании для дальнейшего бухучета;

  • Отправка и получение корреспонденции посредством почты России и курьерских служб. Оформление доставок, отчетность по расходованию денежных средств, своевременная оплата счетов (Почта России, Яндекс.Такси, СДЭК). Заключение (пролонгация) договоров с вышеуказанными службами при необходимости;

  • Покупка авиа и ж/д билетов и бронирование гостиниц для сотрудников;

    Взаимодействие с ресурсоснабжающими компаниями и арендодателями (подача показаний, своевременная оплата счетов, получение оригиналов для бухгалтерской отчетности);

  • Оформление доверенностей на ТМЦ;

  • В период отпуска или болезни кадрового работника подписание у сотрудников кадровых документов, выдача трудовых книжек и т.п.;

  • Выполнение поручений руководства;

  • Помощь в организации корпоративных мероприятий;

  • Отслеживание дней рождений сотрудников, помощь в организации поздравлений.

Требования:
  • Ответственность
  • Высочайшее внимание к деталям
  • Грамотная устная и письменная речь
  • Самоорганизованность
  • Умение быстро погрузиться в задачу
  • Самостоятельность в решении проблем по вопросам, входящим в компетенции офис-менеджера
  • Соблюдение установленных процессов и процедур, способность потребовать этого от сотрудников компании, включая руководящий состав
Условия:
  • З/п по результатам собеседования
  • Работа в офисе