
Кобак Лаб
Офис-менеджер
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Внутренние коммуникации
- Деловая переписка
- Делопроизводство
- Документооборот
- Тревел-поддержка
- Взаимодействие с курьерскими службами
- Прием посетителей
- Организация корпоративных мероприятий
- Хранение документов
- Электронный документооборот
- Бумажный документооборот
- Первичная бухгалтерская документация
-
Обеспечение работы офиса: закупка кофе, канцелярии и хозяйственных принадлежностей. Организация своевременной замены фильтров, обслуживание кофемашины, организация обслуживания оргтехники, контроль работы уборщицы;
-
Обеспечение документооборота компании: отслеживание входящей и исходящей корреспонденция (на бумаге и в ЭДО), регистрация, учет, хранение, архивирование документов. В том числе, сбор и подписани документов первичной бухгалтерской отчетности от сотрудников компании и контрагентов и передача бухгалтеру компании для дальнейшего бухучета;
-
Отправка и получение корреспонденции посредством почты России и курьерских служб. Оформление доставок, отчетность по расходованию денежных средств, своевременная оплата счетов (Почта России, Яндекс.Такси, СДЭК). Заключение (пролонгация) договоров с вышеуказанными службами при необходимости;
-
Покупка авиа и ж/д билетов и бронирование гостиниц для сотрудников;
Взаимодействие с ресурсоснабжающими компаниями и арендодателями (подача показаний, своевременная оплата счетов, получение оригиналов для бухгалтерской отчетности);
-
Оформление доверенностей на ТМЦ;
-
В период отпуска или болезни кадрового работника подписание у сотрудников кадровых документов, выдача трудовых книжек и т.п.;
-
Выполнение поручений руководства;
-
Помощь в организации корпоративных мероприятий;
-
Отслеживание дней рождений сотрудников, помощь в организации поздравлений.
- Ответственность
- Высочайшее внимание к деталям
- Грамотная устная и письменная речь
- Самоорганизованность
- Умение быстро погрузиться в задачу
- Самостоятельность в решении проблем по вопросам, входящим в компетенции офис-менеджера
- Соблюдение установленных процессов и процедур, способность потребовать этого от сотрудников компании, включая руководящий состав
- З/п по результатам собеседования
- Работа в офисе