
Администрация городского округа Химки
Помощник руководителя в приемную Совета Депутатов
От 45 000 RUR
- Деловая переписка
- Работа с большим объемом информации
- Контроль исполнения решений
- Планирование рабочего дня руководителя
- Телефонные переговоры
- Поиск информации в интернет
- Организация совещаний
- Сбор и анализ информации
Обязанности:
- Составление план-графика встреч, совещаний и мероприятий руководителя;
- Составление маршрутного листа для транспортного подразделения и обеспечение логистики документов/материалов согласно план-графика и маршрутного листа;
- Обеспечение деятельности Совета депутатов городского округа, контроль за предоставлением и расходованием бумаги, канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей;
- Подготовка и контроль работы офисной техники, информационных баз, офисных, служебных и прикладных программ/приложений в приемной Совета депутатов городского округа и кабинетах сотрудников;
- Работа в Межведомственной системе электронного документооборота, офисных, прикладных и служебных программах, приложениях, информационных системах, базах данных, социальных сетях и мессенджерах;
- Организация и обеспечение совещаний в формате личных встреч и посредством видеоконференцсвязи (ВКС), участие в совещаниях, подготовка и запрос у структурных подразделений\учреждений необходимых документов и материалов, оформление протоколов по результатам совещаний и перечня поручений;
- Контроль исполнения поручений и получение необходимых документов/материалов по исполненным поручениям, по запросам руководителя;
- Оформление и заказ пропусков, проездных и иных подтверждающих документов;
- Подготовка документов на подпись руководителю, маршрутизация документов в Совете депутатов городского округа, Администрации городского округа и структурных подведомственных подразделениях/учреждениях, контроль исполнения документов с грифом "СРОЧНЫЕ";
- Подготовка и оформление презентационных материалов, информационных сообщений, повесток совещаний, афиш мероприятий, служебных записок, ответов на обращения жителей и организаций;
- Оформление наградных документов (Почетная грамота, благодарственное письмо и т.д.);
- Исполнение поручений вышестоящих руководителей.
-
Высшее образование по специальностям: юриспруденция, государственно-муниципальное управление, правоохранительная деятельность, экономика.
Дополнительное образование по направлениям графический дизайн, документационное обеспечение, информационное обеспечение приветствуется.
- Опыт работы от 2-х лет;
-
Грамотность в оформлении документов, работа в режиме многозадачности, системных подход к выполнению задач, уверенный пользователь Microsoft PowerPoint, Word, Excel, Outlook, МСЭД, знание оргтехники, ведение соцсетей, опыт работы в базах данных, информационных системах, мессенджерах и прикладных программах;
- Пунктуальность, коммуникабельность, умение работать в команде, стремление к новым знаниям.
Условия:
-
Наименование структурного подразделения - управление/отдел
Совет депутатов (приемная);
- Условия рабочего времени и адрес: Рабочая неделя 5/2 с 09.00 до 18-00, по необходимости привлечение сверхурочно согласно утвержденного руководителем графика дежурства или распоряжениям руководителя. Адрес6 г.Химки, ул. Московская д.15.