Администрация городского округа Химки

Помощник руководителя в приемную Совета Депутатов

От 45 000 RUR
  • Химки (Московская область)
  • Полная занятость
  • Полный день
  • От 1 года до 3 лет
  • Деловая переписка
  • Работа с большим объемом информации
  • Контроль исполнения решений
  • Планирование рабочего дня руководителя
  • Телефонные переговоры
  • Поиск информации в интернет
  • Организация совещаний
  • Сбор и анализ информации
Обязанности:
  • Составление план-графика встреч, совещаний и мероприятий руководителя;
  • Составление маршрутного листа для транспортного подразделения и обеспечение логистики документов/материалов согласно план-графика и маршрутного листа;
  • Обеспечение деятельности Совета депутатов городского округа, контроль за предоставлением и расходованием бумаги, канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей;
  • Подготовка и контроль работы офисной техники, информационных баз, офисных, служебных и прикладных программ/приложений в приемной Совета депутатов городского округа и кабинетах сотрудников;
  • Работа в Межведомственной системе электронного документооборота, офисных, прикладных и служебных программах, приложениях, информационных системах, базах данных, социальных сетях и мессенджерах;
  • Организация и обеспечение совещаний в формате личных встреч и посредством видеоконференцсвязи (ВКС), участие в совещаниях, подготовка и запрос у структурных подразделений\учреждений необходимых документов и материалов, оформление протоколов по результатам совещаний и перечня поручений;
  • Контроль исполнения поручений и получение необходимых документов/материалов по исполненным поручениям, по запросам руководителя;
  • Оформление и заказ пропусков, проездных и иных подтверждающих документов;
  • Подготовка документов на подпись руководителю, маршрутизация документов в Совете депутатов городского округа, Администрации городского округа и структурных подведомственных подразделениях/учреждениях, контроль исполнения документов с грифом "СРОЧНЫЕ";
  • Подготовка и оформление презентационных материалов, информационных сообщений, повесток совещаний, афиш мероприятий, служебных записок, ответов на обращения жителей и организаций;
  • Оформление наградных документов (Почетная грамота, благодарственное письмо и т.д.);
  • Исполнение поручений вышестоящих руководителей.
Требования:
  • Высшее образование по специальностям: юриспруденция, государственно-муниципальное управление, правоохранительная деятельность, экономика.

    Дополнительное образование по направлениям графический дизайн, документационное обеспечение, информационное обеспечение приветствуется.

  • Опыт работы от 2-х лет;
  • Грамотность в оформлении документов, работа в режиме многозадачности, системных подход к выполнению задач, уверенный пользователь Microsoft PowerPoint, Word, Excel, Outlook, МСЭД, знание оргтехники, ведение соцсетей, опыт работы в базах данных, информационных системах, мессенджерах и прикладных программах;

  • Пунктуальность, коммуникабельность, умение работать в команде, стремление к новым знаниям.

Условия:

  • Наименование структурного подразделения - управление/отдел

    Совет депутатов (приемная);

  • Условия рабочего времени и адрес: Рабочая неделя 5/2 с 09.00 до 18-00, по необходимости привлечение сверхурочно согласно утвержденного руководителем графика дежурства или распоряжениям руководителя. Адрес6 г.Химки, ул. Московская д.15.