Бизнес-ассистент

Обязанности:

• Регистрация и управление общефирменными приказами, ведение внутренней уставной документации, работа с архивом, оформление приказов о направлении в командировку, командировочных удостоверений.
• Ведение протоколов совещаний.
• Отправление почтовой корреспонденции, контроль расходов на почтовую корреспонденцию, поддержание договоров
• Организация визитов гостей: бронирование гостиниц, организация трансферов.
• Организация представительских расходов, фуршетов и деловых обедов для клиентов и руководства и работа с соответствующим документооборотом.
• Организация внутренних мероприятий, церемоний, праздников, акций по защите окружающей среды, социальных и благотворительных акций, мотивационных и командообразующих мероприятий для сотрудников.
• Подготовка приказов на списание расходов, связанных с организацией мероприятий, вручением поощрительных подарков сотрудникам и т.п., своевременное предоставление финансовых документов, связанных с организацией мероприятий, закупкой подарков и пр. в бухгалтерию.
• Помощь сотрудникам в организации деловых поездок, обеспечение соответствующего документооборота, своевременное предоставление в финансовый отдел документов, связанных с затратами на деловые поездки сотрудников.
• Заключение и продление сроков договоров с гостиницами, поставщиками, оказывающими услуги по организации поездок.
• Визовая поддержка сотрудников.
• Организация закупок подарков сотрудникам, канцелярских товаров, иных сопутствующих товаров или услуг в связи с проведением поощрительных мероприятий или проектов отдела.
• Анализ и планирование расходов на услуги по организации питания для сотрудников.
• Взаимодействие с поставщиком услуг по организации питания по текущим вопросам.
• Оказание необходимой поддержки высшему руководству.
• Организация нотариального заверения документов, организация переводов и их сверка
• Организация и поддержка проектов и инициатив в рамках задач и приоритетов, установленных руководством, выполнение иных задач и поручений, определенных руководством.

Требования к должности:

Образование: Высшее

Знание ПК: Уверенное владение пакетом программ MS Office

Опыт работы: От 1 года в области поддержки административной деятельности компании

Личностные качества: Аналитическое мышление, умение работать в команде, инициативность, ориентированность на результат и качество.

• Знание иностранных языков: Английский язык на уровне, достаточном для ведения деловой переписки и устного общения для решения деловых вопросов (не ниже Upper Intermediate)

• Оклад + годовая премия;
• ДМС;
• расширенный соц. пакет;
• дотация на питание;
• доставка на работу по г. Тимашевск.