Офис-менеджер c travel-поддержкой

Международное архитектурное бюро IND это:

1. Более 15 лет на рынке.
2. Офисы в России, Кыргызстане и ОАЭ.
3. Команда - более 190 профессионалов в различных областях.
4. Место в списке 30 лучших архитектурных бюро России по версии Forbes Russia (2023).
5. Наши главные компетенции:

• Архитектурное проектирование
• Мастерпланирование
• Генеральное проектирование
• Дизайн проектирование
• Ландшафт дизайн и благоустройство
• BIM технологии
• Инженерное проектирование
• Проектирование строительных конструкций
• Комплексный анализ и исследования
• Визуализации

Сейчас ищем в свою команду Офис-менеджер c travel-поддержкой в связи с расширением в офис Москвы

Обязанности:

1. Делопроизводство
- Организация движения и учёта документов
- Подготовка документов к отправке по почте или курьером
- Регистрация входящих писем (в т.ч. возврат с почты)
- Хранение документов
- Сканирование документации для хранения в электронном носителе
- Распределение документации по соответствующим папкам в эл.виде
2. Сбор и обработка информации, по заявке руководителя, составление сравнительных таблиц, анализ полученной информации
3. Ведение деловой и финансовой переписки с партнерами фирмы
4. Координирование работы офиса

5. Подготовка справок для сотрудников

6. Решение организационных вопросов жизнеобеспечения офиса

7. Ведение вопросов согласования с администрацией АртПлей

В качестве частичных обязанностей входит:

Оказание Travel-поддержки руководителя (составление маршрутов, поиск и покупка авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка, оплата пошлин, дорожная карта поездки);
Заказ такси, каршеринг и другие подобные услуги по аренде автомобилей бронирование столиков в ресторанах;
Сопровождение on-line (по телефону) руководителя в поездке;
Организация трансфера за пределами РФ;
Поиск необходимой информации по запросу руководителя из открытых источников;
Обработка личных заказов от руководителя (заказать, купить, оформить доставку);
Ведение календаря руководителя;

Требования:

• знание ПК – продвинутый пользователь (Office, Internet);
• внимательность к деталям, усидчивость, ответственность, дипломатичность;
• умение работать с большими объемами информации, многозадачность, гибкость в выполнении задач;
• обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность, целенаправленность;
• разборчивый почерк;
• грамотная устная и письменная речь;
• опыт организации travel-поддержки.

Условия:

• Работа в административном отделе в команде из 3-х секретарей с поддержкой опытного наставника.

• График работы: понедельник-пятница с 10.00 до 19.00, включен 1 час обеденного перерыва

• Оформление по ТК РФ

• Дружественная атмосфера в коллективе: совместные вечера настольных игр, посиделки в офисном баре, корпоративы на Новый год, Хэллоуин, годовщины компании, лекции на профессиональные и не только темы IND talk

• Карьерные консультации, и в их результате - возможности для карьерного роста

• Корпоративный психолог

• Место работы: светлый офис м. Курская. 10 минут от метро. Центр дизайна
  ARTPLAY - это «квартал дизайнеров».

Отправляйте свой отклик!

Убедительная просьба: желаемый уровень заработной платы укажите, пожалуйста, в резюме или сопроводительном письме.