Senior assistant to business owner

Первый этап отбора - читать текст целиком, в нем скрыты задания:)

Молодой предприниматель, проживающий в ОАЭ, в поиске удаленного ассистента senior уровня для решения как личных, так и бизнес вопросов (80%/20%).

О работодателе:

Крайне серьезно относится к понятиям ответственности, внимательности, исполнительности, скорости. Замечает детали, ценит искренность, сторонник конструктивной обратной связи, противник лукавства, оправданий и жалоб.

Верит в святость дедлайнов и окружает себя людьми, которые приходят с решениями, а не констатациями проблем.

О вас:

Вы - синоним слов: порядок, структура, осознанность, последовательность, внимательность к деталям, просчет, контроль, предвосхищение ситуаций.

Основные обязанности:

1. Управление расписанием и календарем: скоординировали, внесли, напомнили участникам; синхронизировали несколько календарей; проверили часовые пояса без напоминаний - календарь для вас это второй язык общения

2. Организация лайфстайла: брони ресторанов, визиты к врачам, заказы (одежда, продукты, гаджеты), досуг, организация мероприятий через подрядчиков или своими руками - вы не только исполняете, но погружаетесь в интересы и вкусы руководителя, чтобы каждая подборка от ресторанов до билетов максимально отвечала его потребностям

3. Трэвел поддержка: билеты, отели, визы, сроки действия паспортов, оперативные отмены, переносы туров, составление сложных маршрутов - вы не только организуете сами, но и имеете уже наработанную базу подрядчиков

4. Административная поддержка: позвонили, написали, проверили информацию; организовали встречу/выступление, подготовили помещение, проверили аппаратуру без напоминания - и, как истинный профи, убедились, что флешка руководителя, форматированная под Макбук, будет читаться на офисном Windows

5. Создание презентаций под ключ: узнали назначение и целевую аудиторию, создали и проверили текст, подобрали визуал, сгенерировали картинки, создали несколько макетов - и все это с использованием ИИ в кратчайшие сроки

6. Обслуживание недвижимости: оплата налогов, профилактические осмотры, клининг, ремонт, замеры - не просто организовали, но составили табличку, записали расходы и даты визитов мастеров

7. Трабл шутеринг: вернули деньги за пропущенный рейс, разблокировали счет в банке, нашли утерянный багаж, вернули излишне уплаченные деньги, отстояли качество услуг, обменяли товар - решили любую сложную ситуацию, в которую попал руководитель

8. Ведение архивов: скрупулезное записывание и хранение истории расходов, поездок, покупок, презентаций - вас не ставит в тупик задача заказать такую же футболку, как 3 года назад; вопрос, когда чистить кондиционер на вилле или просьба прислать презентацию, с которой выступали 5 лет назад

9. Организация поздравлений: напомнили про праздник, составили список поздравляемых, подобрали персональные подарки, пришли к руководителю с напоминанием и готовыми идеями - важно не только поздравить с днем Рождения, но подготовить цветы ко встрече мамы в аэропорту, поддержать бабушку в больнице фруктами, предложить домработнице выходной в День Рождения ее дочери

Эти качества 100% про вас:

1. Ответственность: если вам дали задачу, вы отвечаете за результат, даже если ее решает другой человек. Любой успех или неудача зависят исключительно от ваших действий - вы это понимаете и используете в жизни как мантру.

- В аптечке закончились таблетки, не потому что вы не знали, что руководитель их использовал, а потому что вы не составили домработнице расписание проверки препаратов в аптечке

- Руководитель не получил ВНЖ, потому что вы поздно начали собирать документы и не заложили запас в дедлайн, а не потому что подрядчик пропал

2. Идеальный тайм менеджмент: вы не просто контролируете сроки задач, вы анализируете дедлайн на реалистичность, добавляете время для форс-мажоров, заблаговременно беретесь за задачу и стараетесь выполнить до дедлайна

- Осознаете, что подрядчику никогда не озвучивается крайний срок

- Вас коробит от необходимости передвинуть дедлайн задачи и сказать к руководителю“я не успеваю”

3. Внимательность к деталям: проверяете информацию дважды, всегда перечитываете письма перед отправкой, сверяетесь с ИИ в расчетах

- Если авиакомпания сообщила, что кот может лететь на борту, вы перезвоните другому оператору, чтобы получить подтверждение

- Если вы общаетесь по телефону с Николасом и нужно прислать ему имейл, вы обязательно спросите написание его имени - Nicolas, Nicholas, Nikolas…

4. Скрупулезность и системность: храните любую рабочую информацию, структурируете по папкам, владеете логикой построения хранилищ, ориентируетесь в архивах и можете найти любой ранее присланный файл

- Осознаете, какие документы можно хранить в облаке и давать доступ к третьим лицам, а какие держать на жестком диске и удалить из переписок

- Вопрос, сколько потрачено на обслуживание виллы за месяц, не заставит вас искать чеки и считать, потому что затраты обновляются после каждого нового расхода

5. Высокий уровень владения ИИ: используете технологии в ежедневном решении задач, проверке фактов, составлении документов, презентаций, писем; ИИ - ваш постоянный инструмент наравне с календарем и задачником

- Если руководителю пришли анализы из клиники, вы за 5 минут напишете саммари, потому что знаете, куда их загрузить

- Презентации оформляете на уровне “боженька”, знаете несколько сервисов с ИИ, которые выдадут результат быстрее и качественнее дизайнера

- Понимаете, что ИИ - это экономия вашего времени, увеличение продуктивности и обязательный навык для ассистента

6. Свободный английский: можете сходу позвонить в налоговую за границей, авиакомпанию, составить имейл в банк или отстоять права руководителя в разговоре с полицией

- Владеете и формальной, и неформальной лексикой

- Вместо “thank you so much” используете высокоуровневые фразы - “I deeply appreciate”/ “I am truly grateful”/ “It’s so kind of you”

7. Критическое мышление и рациональность: адекватно воспринимаете прописанные выше требования и осознаете, что

- Ответственность не требует, чтобы вы лишали себя сна ночами напролет из страха передвинуть дедлайн. Рибонуклеин.

- В ситуации аврала на подарок домработнице нужно выделить 10 минут, а не полтора часа поиска ее любимых гладиолусов

- В чат GPT нельзя загружать ДКП на продажу бизнеса, в котором указаны данные паспортов и регистраций участников сделки

- От вас ждут максимального вложения, четкости, системности, но вы имеете право давать обратную связь руководителю, сообщать о перегрузах и приходить с конструктивными предложениями по улучшению рабочих процессов

Что вы получаете взамен:

1. Достойную оплату труда с ежегодным повышением

2. Бонусы по договоренности с руководителем - оплата английского языка, страховки или спортзала

3. Конструктивную обратную связь: адекватно настроенного руководителя, который не срывается, не материт, не оскорбляет, замечает достижения и в открытую говорит о ваших сильных сторонах

4. Свободные выходные: руководитель приветствует work-life balance и не беспокоит с задачами в выходные и ночное время, за исключением форс-мажоров

5. Возможность выбрать формат трудового взаимодействия и валюту зарплаты

Трудоустройство:

- Вариант 1: контракт в юрисдикции ОАЭ с оплатой в валюте

- Вариант 2: договор ГПХ в РФ с оплатой в рублях

- Оплата: 3000$ на первый месяц испытательного срока, 3500$ на второй и третий, от 3700$ до 4000$ по итогу прохождения испытательного срока

- Индивидуальные условия трудоустройства руководитель готов обсудить с успешным кандидатом

Организационные моменты:

1. Если раздел “эти качества про вас” описывают ваш опыт и компетенции, откликайтесь с сопроводительным письмом, насколько вы подходите под описание каждого качества

2. Вас ждет телефонное интервью, далее тестовое задание на 2-3 часа

3. Далее 90 минутное глубинное интервью и звонок с руководителем

4. Тест на внимательность: отклик начните со слова, которое в этой вакансии было максимально неуместно

P.S. Уважаемые кандидаты! Откликайтесь, пожалуйста, через HH. Не нужно писать в what's app или соцсети - уважайте личное пространство руководителя :)