Административный ассистент

Экологический союз — ведущая российская некоммерческая организация в сфере устойчивого развития и экологии. Мы работаем для того, чтобы сохранить чистую среду для будущих поколений и развивать зелёную экономику в России.

Наша миссия:
Мы развиваем зеленую экономику в России и сохраняем чистую среду для будущих поколений.

Наша команда живёт по своим принципам:
- Каждый день мы стараемся сделать мир лучше;
- Мы честны с собой и обществом;
- Мы принципиальны в вопросах экологии и последовательны в действиях;
- Мы стремимся быть понятными и открытыми;
- Мы уверены: чем больше нас будет — тем ближе цель.

Мы ищем внимательного, позитивного и самостоятельного человека, который поможет нам поддерживать порядок в офисе, настраивать процессы и оказывать административную поддержку нашей команде экспертов.

Мы предлагаем разностороннее погружение в деятельность организации и современные инструменты работы, гибридный формат и современную рабочую культуру.

Приветствуется стрессоустойчивость, доброжелательность и подход к работе с оптимизмом. Умение налаживать системные процессы и повышать производительность компании.

Что предстоит делать:
1. Документооборот.

• Систематизация и контроль правильности оформления документов:
• Работа с архивом, сканирование, передача на подпись и отправка;
• Работа с 1С, ЗУП, таблицами Excel и Google Sheets;
• Проверка корректности сопроводительной документации.

2. Коммуникации. координация и контроль задач.

• Ведение деловой переписки, телефонных переговоров, взаимодействие с коллегами, клиентами, партнёрами и подрядчиками;
• Контроль и координация задач коллег;
• Базовые HR-функции: адаптация, анкетирование, сбор данных;
• Контроль сроков выполнения задач и выполнение поручений;
• Проверка полноты и корректности документов и информации, поступающих от коллег и партнёров.

3. Административная поддержка.

• travel support, брони, билеты, оформление документов, ведение офисного календаря;
• Почтовые отправления, приём посетителей, работа с курьерами и доставками;
• Ведение офисного календаря и организация встреч;
• Помощь в поиске и анализе информации для коллег;
• Полное администрирование офиса: заказ канцтоваров, мебели, подарков, курсов и т.п.;
• Поддержание всех офисных процессов в рабочем состоянии.

Что мы ожидаем от Вас:

• Опыт работы помощником отдела маркетинга или HR-департамента от 3 лет;
• Умение вести деловую переписку и координировать задачи, понимать процесс документооборота;
• Опыт в организации встреч, поездок, контроля поручений;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Умение самостоятельно организовывать рабочее время;
• Быстрая обучаемость, готовность осваивать новые инструменты и программы;
• Уверенные знания ПК: Excel, Word, Google Docs, ПланФикс, Конутр.Диадок, 1С, ЗУП.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• Стабильные выплаты заработной платы дважды в месяц;
• График 5/2 с 10:00 до 18:30;
• Гибридный формат работы (1–2 дня в неделю из дома после испытательного срока);
• Работа в исторической части города - памятнике архитектуры «Толстовский дом»;
• При необходимости обучение по 1С, кадровому учету, системе Контур и другим современным инструментам;
• Открытая команда, в которой ценят человеческое отношение, честность и эффективность.

Как будет происходить отбор:
- по результатам телефонного интервью, предложим заполнить тесты, по результатам тестов - пригласим на собеседование с руководителем и далее предложим начать работу.

***********************************************
Почему это может быть интересно именно вам:

Вы становитесь частью экологической миссии.
Даже если вы не эксперт по экологии, вы станете важной частью команды, которая меняет будущее. Благодаря вашей работе процессы идут чётко и вовремя — а значит, эксперты успевают делать свою работу и внедрять зелёные решения в России.

Вы управляете процессами и становитесь «офисным мозгом».
Это не просто поддержка, а центр координации: вы работаете с документами, задачами, логистикой, людьми. Вы знаете всё, что происходит, и помогаете всё держать под контролем.

Каждый день разный.
В этой роли нет рутинной зацикленности: сегодня — логистика, завтра — поддержка HR, послезавтра — координация проектов. Это отличная позиция для тех, кто быстро соображает, не боится новых задач и любит чувствовать себя полезным.

Вы работаете с людьми.
У нас небольшая, но тёплая и профессиональная команда. Несмотря на удалённость, мы постоянно на связи. Вы станете важным связующим звеном и настоящим помощником для всех.

Вы работаете с доверием и самостоятельностью.
Никто не стоит над душой: вам доверяют задачи и ваше время. Вы планируете рабочий день сами, в разумных рамках. Плюс — 1–2 дня в неделю можно работать из дома.

Это платформа для роста.
Вы сможете обучиться работе в 1С, кадровому делопроизводству, документообороту, работе в системах типа Контур и Planfix. Всё это пригодится в будущем — как для роста внутри команды, так и для следующих карьерных шагов.

Присылайте отклик и короткое сопроводительное письмо — мы очень ждём подходящего человека!