Задачи на этой роли:
-
организация и подготовка внутренних совещаний под председательством Генерального директора Общества и/или его заместителя (подготовка переговорной, подключение к zoom-конференции, организация трансляции информационных и сопутствующих материалов);
-
оповещение участников совещаний о планируемых внутренних совещаниях с целью выявления кворума;
-
обеспечение регулярности протокольных совещаний в соответствии с установленным графиком;
-
обеспечение участников совещаний информационными материалами (составление повестки дня, сбор и систематизация информационных материалов);
-
документальное оформление решений и поручений Генерального директора, данных на протокольных мероприятиях;
-
доведение до сведения работников Общества решений и поручений Генерального директора при помощи СЭД (1С Документооборот);
-
осуществление контроля исполнения ответственными лицами протокольных/инициативных поручений Генерального директора Общества;
-
организация сбора и обработки информации от ответственных лиц в рамках исполнения протокольных/инициативных поручений Генерального директора Общества в установленные сроки;
-
формирование отчетных форм для предоставления Генеральному директору Общества и/или его заместителю (в т.ч. при помощи СЭД);
-
осуществление работ по систематизации и оптимизации информации в СЭД (1С Документооборот) в рамках закрепленного функционала;
-
осуществление контроля качества подготовки, правильности составления документов, предоставляемых на подпись должностным лицам Общества, а именно протоколы совещаний, исходящие письма, приказы, ЛНА;
-
оформление текста документов в соответствующем стиле, редактирование текстов в соответствии с правилами по делопроизводству, следующих документов: протоколы совещаний, исходящие письма, приказы, ЛНА;
-
участие в разработке унифицированных форм внутренних документов для дальнейшего использования в Обществе, в части их соответствия правилам по делопроизводству;
-
консультация работников структурных подразделений Общества по вопросам оформления документов в соответствии с правилами по делопроизводству.
Требования:
- высшее образование;
- релевантный опыт работы не менее 3 лет;
-
навык работы с большим объемом данных, способность работа в режиме мультизадачности, умение выстраивать эффективную коммуникацию;
-
дисциплинированность, высокая скорость работы, проактивность, внимательность и ответственность.
Для нас важно знание:
- делового этикета;
-
документооборота, методов обработки и оформления документов;
-
правил проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
-
методов контроля и исполнения документов/поручений в Обществе;
-
типовых сроков исполнения документов и принципов работы со сроковой картотекой.
Мы предлагаем:
- оформление согласно ТК в штат Киностудии;
- график работы: 5х2, с 09:00 до 18:00/10:00 до 19:00;
- ДМС после 3 месяцев работы;
- доступ ко всем корпоративным плюшкам и скидкам от партнеров Сбербанка (бесплатная подписка СберПрайм, льготная ипотека, скидки на обучение);
- dog-friendly офис;
- интересные активности после работы - наброски с натуры, курсы актерского мастерства, мастер-класс от мэтров индустрии и вечеринки во внутреннем дворе Студии);
- офис рядом с Телецентром "Останкино" (10 минут от м. Фонвизинская / м. Бутырская).