Обязанности:
- Ответ на телефонные звонки, переключение на сотрудников в соответствии с запросом;
- Организация встреч посетителей и гостей Представительства;
- Работа с корреспонденцией Представительства, ведение делопроизводства, регистрация документов в системе электронного документооборота контроль документооборота между Представительством, подразделениями Банка и контрагентами;
- Заполнение и предоставление документов в Инспекцию Министерства по налогам и сборам;
- Подготовка, согласование и администрирование договоров по административно-хозяйственной деятельности, заключенных Представительством Банка в Минске. Оформление заявок на оплату счетов Представительства;
- Взаимодействие с арендодателем и коммунальными службами по вопросам функционирования офиса представительства;
- Взаимодействие с соответствующими службами по вопросам обеспечения охраны, пожарной безопасности и иными органами и организациями;
- Проведение закупок товаров, работ и услуг для обеспечения деятельности представительства и Банка в соответствии с внутренними процедурами;
- Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников Представительства;
- Координация кадровых вопросов в офисе Представительства во взаимодействии с Департаментом по работе с персоналом;
-
Координация пребывания в РБ командированных сотрудников Банка, в том числе организация трансферов и проживания;
-
Взаимодействие с органами государственного управления РБ, представленными в Совете Банка, по вопросам обмена информацией/документами/корреспонденцией;
- Выполнение поручений непосредственного руководителя и директора Представительства в г. Минск.
Требования:
- Высшее образование, желательно гуманитарное;
- Опыт работы секретарем, личным помощником или офис-менеджером не менее 3-х лет;
- Грамотный русский язык;
- Знание основ делопроизводства, навыки составления писем, документов;
- Навыки работы с орг. техникой;
-
Наличие рекомендаций от прошлых нанимателей будет преимуществом;
- Уверенные навыки владения компьютером и программными продуктами Microsoft Office;
- Ответственность, организованность, навыки коммуникации;
- Офис находится в г. Минск и трудоустройство согласно ТК РБ (без выездов за территорию РБ).