Галереи «Времена Года» — оазис роскоши и комфорта, привлекающий самую взыскательную аудиторию нашей страны. Мы создаем особую атмосферу не только для шопинга, но и для отдыха, общения, семейного досуга, гастрономических и эстетических впечатлений.
Мы расширяем команду и приглашаем всех, кому интересна современная мода, новые тенденции, кто хочет работать в сегменте премиум-класса.
Приглашаем на работу: Офис-менеджера
Что входит в обязанности:
- Организация работы приемной (встреча гостей, чай/кофе);
- Заказ канцтоваров, расходных материалов, иных установленных товарно-материальных ценностей, используемых в деятельности компании (прием, учет, передача, хранение);
- Обеспечение административно – распорядительной деятельности компании;
- Обработка и структурирование входящей/исходящей документации (письма, счета, распоряжения), передача в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю;
- Делопроизводство, умение работать с офисной техникой;
- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы компании;
- Организация проведения телефонных переговоров;
- Составление писем, запросов, иных документов, подготовка исходящих писем (ответов) по поручению руководителя либо в рамках своих компетенций;
- Подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещения участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
- Контроль за исполнением сотрудниками подразделения приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручения руководителя;
- Ведение регистрационных журналов подразделений;
- Обеспечение рабочих мест сотрудникам подразделений необходимыми, канцелярскими принадлежностями;
- Реализация документооборота компании. Ведение учета, регистрации, хранения входящей/исходящей корреспонденции, подготовка номенклатуры дел подразделений, формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение сохранности дел, архивация в установленные сроки, непосредственное участие в работе экспертной комиссии при работе с документами;
- Выполнение поручений непосредственного руководителя и руководства Общества;
- Качественное и своевременное выполнение поручений, задач, поставленных в системе постановки и контроля исполнения задач «Битрикс 24»;
- Работа в электронной системе заявок «Окдеск» (взаимодействие с контрагентами: регистрация, ведение учетной записи, обеспечение технической поддержки);
- Административное обеспечение деловых поездок: заказ билетов, бронирование номеров гостиниц. Оформление загранпаспортов и виз для зарубежных поездок.
Что мы ожидаем от кандидата:
- Высшее / неоконченное высшее образование
- Общий опыт работы от года в позициях: офис менеджер в офисе, секретарь
- Ведение исх./ вх. документации
- Ответственность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности и систематизировать большой объем данных; знание документооборота
- Владение Microsoft office, уверенный пользователь ПК
Что мы предлагаем:
- Оформление в соответствии с ТК РФ;
- График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00/с 10:00 до 19:00;
-
Место работы м. Славянский Бульвар;
-
Работа в дружной команде, в красивом современном пространстве Галереи «Времена Года»