Помощник / ассистент руководителя

Ищем в команду надёжного, дисциплинированного и технически подкованного человека, который поможет нам систематизировать процессы, наводить порядок и развивать рабочие инструменты.

Обязанности:

1. Документооборот:

- Подготовка договоров, счетов, актов, техзаданий, согласование их с заказчиками, отправка и подписание через ЭДО или курьеров, контроль подписания;

- Подготовка и получение у заказчиков доверенностей, исходных документов;

- Подготовка и отправка претензионных писем, уведомлений, обращений в инстанции и т.п.

- Ведение реестра договоров и сохранение документов (подписанные договоры, акты, проекты) в облачных хранилищах

- Подготовка договоров с самозанятыми или трудовых договоров (при необходимости)

2. Обеспечение договорной деятельности:

- Запрос у заказчиков доступов на объекты, организация доступа, запрос дополнительных документов, информации и т.п.

- Ведение деловой переписки;

- Запрос информации у согласующих инстанций и профильных организаций;

- Сбор информации, в т. ч. правового характера, уточнение неясных вопросов в законах, регламентах и т.п.

- Поиск и проверка субподрядчиков и ведение их реестра.

- Организация распечатки проектов и доставка заказчику

- Сбор информации или запрос коммерческих предложений или информации у исполнителей или производителей

3. Дополнительно:

- Администрирование облачного пространства

- Контроль сдачи бухгалтером отчетности по календарю

- Проверка тендеров (иногда)

- Исполнение мелких поручений (покупка или аренда оборудования, проверка контрагентов, поиск курьеров, нотариусов, поиск информации и т.п.)

Требования:

- Грамотная устная и письменная речь

- Знание базовых офисных программ (Word, Excel, PowerPoint и др.)

- Дисциплинированность, пунктуальность, ответственность, вежливость

- Интерес к программам, технологиям, автоматизации и нейросетям (ИИ) приветствуется

Мы предлагаем:

- Стабильный заработок

- Финансовые бонусы

- При желании - возможность карьерного роста