Помощник/ассистент административного менеджера

Компания “Морская безопасность» занимается обслуживанием и поставкой на суда и предприятия спасательного и противопожарного оборудования. Компания работает в том числе с иностранными клиентами по всей России.

Управление документацией

a. Обеспечение своевременного оформления, хранения и учета документации, включая ведение облачного документооборота и использование платформ для командной работы, таких как Microsoft Teams, а также электронную почту. Подготовка коммерческих предложений, актов выполненных работ и доставочных листов.

b. Обработка заказов, с использованием облачного хранения и Microsoft Teams

Коммерческая переписка с клиентами

a. Обработка поступающих заявок от клиентов.

b. Обработка и управление заказами клиентов.

Финансовое планирование

a. Подготовка отчетов по реализации и трапам для морского регистра.

b. Взаимодействие с дебиторами, включая отправку напоминаний и ведение переписки по электронной почте.

Обеспечение функционирования офиса

a. Организация работы офиса, включая заказ канцелярских товаров, расходных материалов, воды и других необходимых ресурсов.

b. Контроль работы курьерской службы, включая отправку писем, а также прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции с ведением реестров почты.

c. Выполнение поручений главного бухгалтера.

Документооборот по договорам

a. Подготовка и оформление договоров, включая заполнение и ведение соответствующей документации.

b. Ведение реестра договоров.

Управление 1С

Оформление и регистрация документов в 1С

Учет и обработка данных в 1С

Адаптация и улучшение функциональности системы 1С в соответствии с потребностями организации.