Компания «Центр Единого Сервиса Аскона Лайф Групп» - объединенный центр обслуживания Группы Компаний Аскона открывает вакансию "личный ассистент руководителя".
Чем предстоит заниматься:
- Управлять календарем руководителя с целью обеспечения эффективного использования времени руководителя;
- Создавать, консолидировать, анализировать и сверять отчеты компании, а также отслеживать процесс выполнения задач и проектов;
- Обрабатывать входящие сообщения (имейлы, звонки, текстовые сообщения), сортировать их по приоритету и перенаправлять руководителю, если это необходимо;
- Заниматься организацией встреч и мероприятий компании под ключ (от планирования и логистики до последующего завершения, подготовка и передача отчетных документов);
- Проводить организацию и координацию проектов от создания поддерживающих документов проекта, до координации между различными командами и отслеживания процесса выполнения. Ведение и поддержка в актуальном состоянии план-графика проектов;
- Быть первым контактным лицом для входящих звонков и посетителей, отвечая на вопросы, переадресуя запросы и предоставляя необходимую информацию;
- Являться доверенным лицом, которому поручается обработка "чувствительной информации". Это может включать управление личной информацией руководителя, договорами, секретными документами и т.д.;
- Создавать презентации для внутренних или внешних заседаний, включая сбор данных, оформление презентаций и, возможно, саму презентацию;
- Вести полный цикл делопроизводства компании: регистрация, классификация, хранение и отслеживание документооборота компании;
- Контролировать процесс отправки и приема корреспонденции, архивации, хранении реестров;
- Создавать, подписывать, распределять, отслеживать и хранить электронные документы;
- Контролировать расходование и пополнение офисного оборудования и расходных материалов, контроль компании офисной деятельности;
- Организовывать протоколы, подготавливать материалы для обсуждения, взаимодействие с участниками, поддержание порядка и регистрация результатов собрания.
Что мы ожидаем от кандидата:
- Высшее образование (желательно экономическое или управленческое, юридическое);
- Опыт работы личным ассистентом от 3 лет;
- Отличное знание MS Office (особенно Excel и PowerPoint);
- Уверенный пользователь 1С (желательно);
- Знание делового этикета и протокола;
- Высокий уровень грамотности (устной и письменной);
- Навыки тайм-менеджмента и организации рабочего процесса;
- Умение работать в условиях многозадачности;
- Стрессоустойчивость и внимательность к деталям;
- Способность сохранять конфиденциальность информации;
- Инициативность и проактивный подход к решению задач;
Что мы предлагаем:
- Официальное трудоустройство по ТК РФ, ДМС после испытательного срока, бесплатное питание;
- Конкурентная заработная плата;
- График работы 5/2, ненормированный рабочий день;
- Комфортабельный офис;
- Корпоративное обучение;
- Возможности для профессионального роста.