Операционный секретарь

О проекте Emigram

Emigram — это онлайн-платформа, созданная для поддержки эмигрантов и мигрантов. Проект стартовал в Бельгии и постепенно расширяется в другие страны Европы и СНГ. Наша цель — сделать адаптацию за границей проще, удобнее и человечнее, объединяя ресурсы, информацию, сообщества и сервисы на одной платформе.

На платформе уже работают разделы, посвященные правам мигрантов, юридической и социальной помощи, онлайн-форумам и возможностям поддержки сообществ.

Обязанности:

• Организация и ведение онлайн-встреч команды (Zoom, Google Meet и пр.)
• Обеспечение соблюдения регламентов встречь
• Документооборот проекта
• Подготовка распорядительных и отчетных документом
• Ведение протоколов, фиксация решений, сроков и ответственных
• Передача документов/решений исполниелям и получение отчетов,обратной связи
• Создание и поддержание досок задач (Bitrix, WEEEK, ClickUp, Asana, Monday.com, Notion, Trello, YouGile, пр.)
• Мониторинг сроков задач, контроль выполнения, напоминания
• Составление еженедельных отчётов о ходе проекта
• Подготовка кратких брифингов/резюме для команды
• Организация онлайн-архива материалов и документов
• Коммуникация с участниками проекта в командных чатах
• Организация деловых поездок
• Обработка писем и сообщений

• Умение грамотно вести деловую переписку и протоколы
• Ответственность, пунктуальность, внимание к деталям
• Знание английского на уровне В2-С1
• Знание Google Docs, таблиц, базовых онлайн-инструментов
• Опыт работы в онлайн-менеджерах задач (желательно)
• Готовность работать в гибком часовом режиме
• Навыки внутренней координации в команде (будет плюсом)

• Удалённая работа, гибкий график
• Работа в международной, креативной команде
• Знакомство с процессом создания цифрового продукта
• Возможность развиваться в направлении project management
• Стабильная оплата
• Перспектива долгосрочного сотрудничества при масштабировании платформы