Требования к офис-менеджеру:
- организаторские способности;
- самостоятельность в принятии решений;
- умение распределять обязанности между персоналом;
- коммуникабельность;
- гибкость;
- терпеливость;
- тактичность;
- пунктуальность;
- добросовестность;
- деловой этикет.
-
Профессиональные обязанности офис-менеджера:
- курирование работы всего офиса;
- координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
- ведение деловой корреспонденции;
- распределение звонков;
- встреча посетителей;
- административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
- работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
- подготовка накладных, счет-фактур;
- списание материалов;
- ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
- ведение офисных расходов, документооборота оплат;
- организация праздников и других корпоративных мероприятий;
- обеспечение чистоты и порядка в офисе;
- анализ деятельности поставщиков - это требование действует не во всех компаниях;
- ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам - требование не для всех компаний;
- оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников - это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно - строительных и страховых;
- ведение деловой корреспонденции на иностранном языке - это требование иностранных или крупных российских компаний;
- обязанности переводчика - такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.
-
Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности - административный директор компании.