Помощник руководителя /офис менеджер

Обязанности:

• Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства/ электронного и бумажного документооборота

• Приём и отправка корреспонденции через службы экспресс-доставки, почту России.

• Прием и распределение телефонных звонков.

• Планирование и контроль рабочего дня руководителя.

• Организация встреч, совещаний, видеоконференций. Протоколирование.

• Доведение до исполнителей всех поручений и задач, поставленных руководством (outlook, таск-менеджер). Контроль исполнения. Подготовка отчётов.

• Брошюровка, сканирование, распечатка документов для руководителя.

• Распечатка, формирование комплектов материалов для Советов Директоров. Взаимодействие с Бюро переводов. Заказ полиграфии.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса. Ведение сметы административно-хозяйственных расходов.

• Планирование и учет затрат по закрепленным статьям бюджета.

• Сопровождение договоров по материально-техническому и хозяйственному обеспечению.

• Внесение в 1С заявок на оплату счетов и пр. Организация перемещения имущества. Организация рабочих мест.

• Организация поздравлений (по эл.почте и подарками) контрагентов и знакомых руководителя (праздники - общие, отраслевые, ДР). Прочие обязанности, возложенные руководителем. Встреча гостей (чай, кофе).

• Travel - поддержка.

• Участие в организации корпоративных мероприятий.

Требования:

• Опыт работы на позиции Офис-менеджера, Администратора офиса или Ассистента не менее 3 лет.
• Знание основ делопроизводства и документооборота.
• Опыт работы с системами ЭДО (1С ЭДО), понимание принципов работы ЭЦП (обучение возможно).
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook; Интернет).
• Ответственность, аккуратность, внимательность к деталям. Отличные коммуникативные навыки, вежливость.Умение работать с большим объемом задач, стрессоустойчивость. Исполнительность и инициативность.
• Опыт взаимодействия с арендодателями, подрядчиками, службами эксплуатации.
• Навыки решения административно-хозяйственных вопросов (заказ канцелярии, воды, заказ пропусков, хоз. товаров, организация рабочих мест, покупка мебели и пр.)
• Навыки в организации корпоративных мероприятий
• Опыт работы в таск-менеджерах
• Опыт организации командировок сотрудников (оформление документов, билетов по согласованию).
• Взаимодействие с арендодателем и подрядчиками по вопросам ремонта, обслуживания.

Условия:

• Испытательный срок 1-3 месяца
• Оформление по ТК РФ.
• График работы с 9:00 до 18:00