Офис-менеджер

Обязанности:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора и руководства Общества.

2. Принимает входящую корреспонденцию, передает ее в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Принимает документы и личные заявления на подпись генеральному директору и руководителям подразделений.

4. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

5. Обеспечивает рабочие места работников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

6. Анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцелярски и хозяйственные товары, расходные материалы и пр., проверяет их наличие.

7. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

8. Участвует в организации и проведении корпоративных мероприятий.

9. Осуществляет работу по ведению делопроизводства в офисе (оформление, регистрация, прохождение, хранение и извлечение документации в соответствии с корпоративными стандартами делопроизводства), организацию документооборота офиса.

10. В случае необходимости организует выезды в командировки работников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, трансферы, бронирует гостиницы.

11. Формирует годовой бюджет расходов на офисные нужды.

12. Осуществляет контроль завершения рабочего дня работниками офиса (отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активация систем охранной сигнализации) и подготовку к новому рабочему дню; контроль работы по уборке помещений;

13. Обеспечивает контроль за работой систем жизнеобеспечения в офисе (водопровод, канализация, электрические сети, средства связи, оборудование и др.), принимать меры по устранению возникших неисправностей в их работе.

14. Обеспечивает сохранность офисного и хозяйственного оборудования, его восстановление и пополнение.

15. Выполняет другие задания и поручения генерального директора Общества, непосредственно связанные с выполнением должностных обязанностей и действующих локальных нормативных актов Общества, в том числе поставленные посредством Битрикс24, 1С, эл. почты.

Требования:

• Умение работать в коллективе, оперативное выполнение поручений руководителя
• Коммуникабельность, владение ПК ,офисными программами, оргтехникой

• оформление согласно ТК РФ
• Соц.пакет
• рабочие дни с пн по пт с 08. до 17.00, выходной сб и вс