Офис-менеджер

Обязанности:

1. Полная поддержка жизнедеятельности офиса:

• Контроль и пополнение запасов канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, расходных материалов для оргтехники;
• Организация снабжения офиса продуктами питания, напитками (чай/кофе), заказ воды.

2. Административная поддержка:

• Прием, распределение входящих телефонных звонков и регистрация входящих и исходящих писем;
• Встреча гостей, организация переговоров (подготовка помещения, чай/кофе);
• Организация курьерской почты (входящая/исходящая);
• Базовый контроль за чистотой офиса и работой клининговой/ службы;

3. Взаимодействие с внешними контрагентами:

• Основной контакт по всем вопросам с Арендодателем и Управляющей компанией здания (сообщение о проблемах, согласование визитов подрядчиков и т.д.);
• Организация и контроль заказа, выдачи и аннулирования пропусков для сотрудников и гостей;
• Взаимодействие со страховой компанией по ДМС сотрудников (включение/исключение, решение спорных вопросов);
• Ответственность за соблюдение норм пожарной безопасности в офисе: контроль состояния средств пожаротушения, организация инструктажей, взаимодействие с соответствующими службами, обеспечение охраны труда и техники безопасности;
• Контроль за исправностью оргтехники (принтеры, МФУ) и организация ее обслуживания;
• Работа с сайтом компании по необходимости.

4. Трэвел-поддержка (Travel Support):

• Организация командировок для сотрудников (бронирование билетов, отелей, оформление страховок при необходимости);
• Помощь в оформлении виз (координация с сотрудниками и визовыми центрами/агентствами);

5. Прочая поддержка:

• Помощь финансовому отделу (сканирование первичной документации, работа с реестрами, работа в 1С);
• Иные поручения главного бухгалтера и генерального директора;
• Административная поддержка сотрудников по текущим вопросам.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором офиса от 1-3 лет;
• Отличные организаторские способности и многозадачность;
• Внимательность к деталям и ответственность;
• Коммуникабельность, вежливость, стрессоустойчивость;
• Навыки деловой переписки и телефонного общения;
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook - обязательно; опыт работы с 1С будет считаться преимуществом);
• Знание английского языка на уровне intermediate или выше будет сильным преимуществом.

• График работы: неполный рабочий день с 12-00-17-00;
• Присутствие в офисе обязательно, офис ст.м. Тульская;
• Уровень заработной платы 70 000- 80 000 руб. gross;
• Оформление по договору с самозанятым, возможная перспектива оформления в штат компании;
• Предоставление корпоративной сотовой связи;
• Развитая международная корпоративная культура, дружный коллектив,
• Ежедневные приятные "мелочи": чай-кофе-вода, печенье-конфеты.