Офис-менеджер (делопроизводитель)

Образование:

Высшее образование – юридическое или делопроизводство преимущественно.

Обязанности:

1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя:

• Выполнение личных и служебных поручений руководителя (покупка авиа и жд билетов, бронирование гостиниц, организация мероприятий, поездок и т.п.);

• Составление и планирование графика руководителя;

2. Работа с корреспонденцией и документацией:

• Учет, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, бандеролей;

• Проверка, редактирование документов, распределение документов по подразделениям;

• Оформление и отправка почтовой корреспонденции, взаимодействие с курьерской службой;

• Ведение деловой переписки, составление писем;

• Регистрация договоров в программном продукте организации;

• Обработка документации (после подписания руководителем) с занесением на внешний сетевой ресурс;

• Заверение, прошивка документов;

• Подготовка документов к архивному хранению;

3. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Прием посетителей;

• Приготовление чая и кофе для руководителя и его гостей;

• Прием и распределение телефонных звонков;

• Поддержание порядка и чистоты в офисе;

• Организация жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярских товаров, расходных материалов, чая, кофе, и т.д.);

• Организация приемов, собраний, совещаний и других мероприятий;

• Организация подарков для сотрудников организации.

4. Распределение и контроль исполнения задач:

• Ведение протоколов совещаний, постановка задач в программном продукте организации. 5. Подбор персонала:

• Работа с сайтом hh.ru (создание и размещение вакансий, мониторинг откликов и потенциальных кандидатов на вакансии, приглашение на собеседование).

6. Взаимодействие с делопроизводителем центрального офиса:

• Сканирование и размещение писем, договоров и документации на общем хранилище организации;

• Помощь делопроизводителю центрального офиса в мониторинге торговых площадок по поиску торгов и аукционов.

Требования (знание программ и т.д.)

Деловой стиль одежды;

Уверенный пользователь ПК, знание программ Битрикс 24, МАКРО - желательно;

Условия:

График работы: 5/2 с 9.00-17.30

Оформление по ТК;

Соц. пакет;

Обучение, курсы на повышение квалификации;

Своевременная заработная плата;

Испытательный срок - 3 месяца.