Московский общественный Фонд поддержки культуры и развития современного искусства
Помощник/ассистент руководителя (секретарь)
От 70 000 RUR
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Прием и распределение звонков
- Управление документооборотом
- Кадровое делопроизводство
Обязанности:
- ведение делопроизводства Фонда: регистрация, распределение, отправка/получение корреспонденции, в т. ч. электронной;
- ведение кадрового документооборота;
- проведение деловых телефонных переговоров по поручению руководства Фонда, переписки (Email+WhatsApp), встреч (онлайн и офлайн) с потенциальными клиентами/партнерами на разных языках;
- ведение протоколов совещаний, в т. ч. дистанционных и учет распределения задач сотрудникам;
- составление писем и иных документов по заданию руководства;
- участие в составлении заявок на гранты;
- прием и перераспределение телефонных звонков;
- организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных помещений и обеспечение их необходимыми материалами), в т. ч. подготовка дистанционных переговоров с применением средств вкс;
- выполнение отдельных поручений руководства;
- поддержка информационной ленты сайта;
- оформление и ведение архива документов Фонда;
- формирование и ведение договоров на обслуживание деятельности офиса;
- обеспечение офиса канцтоварами и прочее;
- Travel-поддержка сотрудников Фонда, в т. ч. помощь в оформлении виз;
- организация деловых поездок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
- встреча посетителей, чай/кофе гостям и сотрудникам Фонда;
- опыт работы не менее 3 лет;
- грамотная устная и письменная речь;
- уверенный пользователь ПК, оргтехники, IP-телефонии;
- владение программными средствами, в т. ч. умение создавать презентации, организовывать видеоконференции,
- владение иностранным языком (английский) не ниже уровня Intermediate
- опыт работы в арт-индустрии и/или области культуры, владение дополнительным иностранным языком будет преимуществом