МЫ управляющая компания ООО «Сити Молл» — надежный партнер в сфере управления торговыми объектами недвижимости. Мы специализируемся на управлении собственными торговыми площадями и предоставляем широкий спектр услуг для бизнеса.
Мы ищем автономного и инициативного делопроизводителя, готового взять на себя ключевую роль в создании и развитии нормативной базы нашей компании. Если вы стремитесь к профессиональному росту и готовы внедрять новые подходы в делопроизводстве, мы будем рады видеть вас в нашей команде!
Основные обязанности:
• Прием и регистрация документов: Эффективное управление входящей и исходящей корреспонденцией, включая письма, приказы и заявки, с учетом всех необходимых стандартов.
• Организация маршрута документов: Разработка и внедрение эффективных процессов распределения документов по подразделениям и ответственным сотрудникам.
• Контроль за исполнением: Обеспечение своевременного исполнения документов, их корректного согласования и утверждения.
• Проверка оформления: Контроль правильности оформления документов, включая наличие подписей, печатей и приложений.
• Систематизация документов: Сортировка и классификация документов по категориям и срочности для упрощения доступа к информации.
• Соблюдение стандартов: Контроль за соответствием корпоративным стандартам при подготовке и оформлении документов.
• Составление проектов документов: Подготовка проектов приказов, протоколов, писем и отчетов по указанию руководителя.
• Оформление по стандартам: Обеспечение оформления документов в соответствии с установленными стандартами (ГОСТ, корпоративные шаблоны).
• Отчетность: Формирование отчетов о статусе исполнения документов и поручений.
• Архивирование: Организация ведения электронного и бумажного архивов, подготовка дел для передачи в архив.
• Уничтожение документов: Проведение процедуры уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
• Ведение баз данных: Контроль корректности внесенных данных в системах электронного документооборота (СЭД, 1С, ЭДО, Битрикс24 и др.).
• Оптимизация процессов: Разработка и внедрение предложений по оптимизации работы с электронными документами.
• Защита данных: Обеспечение защиты персональных данных и служебной информации в соответствии с 152-ФЗ.
• Контроль доступа: Управление доступом к документам с ограниченным доступом и конфиденциальной информацией, разработка политик хранения и уничтожения данных.
• Координация с отделами: Эффективное взаимодействие с другими отделами для сбора и предоставления информации.
• Обучение сотрудников: Проведение обучения сотрудников по правилам работы с документами и документооборотом.
• Участие в разработке регламентов: Активное участие в создании регламентов документооборота.
• Подготовка к аудитам: Подготовка необходимых документов для внутренних и внешних аудитов.
• Инвентаризация дел: Участие в инвентаризации дел и проверке сохранности архивов.
Что мы ожидаем от вас:
• Инициативность и способность самостоятельно принимать решения.
• Опыт работы в сфере делопроизводства от 3-х лет.
• Знание нормативных актов в области документооборота.
• Умение работать с различными системами электронного документооборота.
• Высокая организованность, внимание к деталям и ответственность.
• Отличные коммуникативные навыки и умение работать в команде.
Условия:
• Возможность внедрять новые системы и подходы, ставить эксперименты и добиваться высоких результатов.
• Система непрерывного развития для Вашего профессионального роста.
• Профессиональный и дружный коллектив.
• Оформление по ТК, белая заработная плата.