Координатор офиса и внутренней инфраструктуры (Office & Workplace Manager)

КТО МЫ

Мы — команда Evolution Management. Мы помогаем бизнесу расти кратно через систематизацию и сильную команду. Наш офис — это хаб, где рождаются идеи, а бесперебойная работа всех систем — это фундамент, который позволяет всему организму работать слаженно и быстро.

Мы ищем лидера, который превратит управление офисом и операционные процессы из рутины в стратегический актив. Не администратора, а архитектора рабочей среды, который обеспечит максимальную продуктивность команды.

⚡ ВАША МИССИЯ

Ваша цель — создать и поддерживать идеально функционирующую экосистему для работы команды. Вы обеспечиваете, чтобы от табеля и рабочих мест до интернета и телефонии — всё работало как часы. Вы — гарант операционной эффективности и безупречного внутреннего порядка, создавая идеальные условия для продуктивной работы команды.

📌 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

1. Управление кадровым администрированием и рабочим временем:

• Ведение табеля учета рабочего времени.

• Ежедневная фиксация времени прихода/ухода сотрудников, контроль соблюдения рабочего графика.

• Получение объяснительных записок за опоздания, прогулы и иные нарушения.

• Ежемесячная подготовка и рассылка сотрудникам табелей для сверки.

• Передача согласованных данных по заработной плате и отработанным дням в отдел расходов (бухгалтерию).

• Управление пропускной системой (турникеты, карты доступа), контроль ее работоспособности.

2. Развитие и поддержание корпоративной базы знаний:

• Учет и хранение всех актуальных регламентов, инструкций и политик компании.

• Своевременное распространение обновленных документов среди персонала.

3. Организация внешних и внутренних коммуникаций:

• Встреча посетителей в зоне ресепшена, создание гостеприимной атмосферы.

• Прием и перенаправление входящих телефонных звонков.

• Организация отправки и получения почтовой и курьерской корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами.

• Поддержание бесперебойной работы стационарной и мобильной телефонии, оперативное устранение неисправностей.

4. Управление IT-инфраструктурой и рабочими местами:

• Подготовка и оснащение рабочих мест: ПК, телефоны, периферия.

• Установка необходимого ПО, настройка базовых доступов для новых сотрудников.

• Обеспечение бесперебойной работы интернета, корпоративной сети Wi-Fi и внутренних коммуникационных сервисов (чаты, дашборды).

• Обслуживание и организация ремонта офисной техники (принтеры, сканеры).

5. Аналитика и отчетность:

• Еженедельный сбор данных по операционным метрикам с отделов.

• Актуализация общего дашборда компании.

• Ведение и обеспечение актуальности данных в системах для учета метрик.

6. Обеспечение безопасности и порядка:

• Контроль работы пропускной системы для сотрудников и партнёров

• Организация проверки транспорта и документов на въезде/выезде с территории.

🎯 МЫ ИЩЕМ ТОГО, КТО

Имеет опыт от 1 года на позиции офис-менеджера, администратора, специалиста по кадровому делопроизводству или в смежной области.

Обладает гиперответственностью и системным мышлением: вы не просто решаете задачи, а выстраиваете и оптимизируете процессы.

Быстр и сообразителен: умеете расставлять приоритеты и решать несколько разнородных задач параллельно без потери качества.

Проактивен: видите зоны роста и улучшения процессов и не боитесь предлагать и внедрять решения.

Обладает высоким эмоциональным интеллектом: умеете создавать позитивную атмосферу и тактично решать сложные вопросы (например, при запросе объяснительных).

Является командным игроком, для которого успех и продуктивность команды — личный приоритет.

🔥 ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ

Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня.

Прямое наставничество от руководителя и мощное развитие в области управления процессами и инфраструктурой.

Гибкий график (гибрид): возможность совмещать работу в офисе и удаленно.

Обучение за счет компании: доступ к курсам и программам для прокачки управленческих и профессиональных навыков.

Команду мечты: энергичных и поддерживающих коллег, сфокусированных на общем результате.

Реальную значимость и влияние: ваша работа — это фундамент, на котором строится ежедневная продуктивность всей компании.

Прозрачный карьерный рост внутри компании: всему научим, главное — желание!

👉 Если вы готовы не просто поддерживать процессы, а выстраивать эффективную операционную систему, которая ускоряет работу всей компании — жмите «Откликнуться».

Мы верим, что порядок на операционном уровне — основа для стратегических побед. Давайте создавать этот порядок вместе