Бизнес-ассистент

Сбор информации:

— Обзвон партнеров для сбора информации по запросу от руководителя

— Написание инструкций по запросу

— Обзвон сотрудников или клиентов по запросу

— Формирование картины о процессе — например «Как получить лицензию на алкоголь?»

— Поиск новых поставщиков или производителей по запросу

— Составление ТЗ для производителя

— Поиск транспорта для выполнения конкретных задач, либо поиск новых логистических решений, по запросу

— Сбор остатков брендированной упаковки и заказ

— Контроль размещения вакансий по поиску управляющего партнера в городах (авито, хх.ру, группы ВК)

Курирование процессов:

— Выполнения задач партнерами по протоколу совещаний или поручения руководителей

— Задачи подрядчиков (напомнить о сроках выполнения, уточнение деталей и т.д.)

— Входящие запросы на сотрудничество

— Ведение протокола встречи на совещаниях

— Контроль отправки документов (например от партнеров или арендаторов — после встречи должны прислать документы)

— Согласование встреч с партнерами/подрядчиками, формирование встреч в календаре ориентируясь на свободные слоты

— Ведение календаря руководителя

— монтаж видео для предоставления информации от партнеров, арендодателей, строителей и так далее для дальнейшего предоставления информации руководителю в понятном и установленном формате

— ведение протокола встречи с рассылкой и дальнейшим контролем выполнения задач

— находить контакты нужных людей

— Подготовка новых партнеров, соискателей к созову с руководителем — настройка связи, обучение, вводной инструктаж о беседе (скрипт беседы для наделения руководителя авторитетом и тд)

— Внесение корректировок в инструкции при потребности (созвоны с ответственными лицами для создания инструкции)

— Работа с таблицей цен от поставщиков (запрос заполнения таблицы поставщиком, анализ, передача информации руководителю)

— Подготовка рабочей поездки (поиск и бронирование гостиниц, поиск и бронирование билетов

— Заполнение еженедельных отчетов

— Работа с чатами в Телеграмм

— Поздравление сотрудников с днем рождения, организация подарков

Выполнение личных поручений:

— Бронирование ресторанов , кафе и тд

— Тревел поддержка

— Запись на обучение, мед центры, развлекательные центры и тд

Требования:

— Наличие личного ПК

— образование высшее экономическое, юридическое или менеджмент

— Марка телефона — айфон

— Техническая грамотность — отличное использование Гугл таблиц, Гугл презентаций, файлообменников, облачных сервисов, электронной почты

— Аналитические навыки — умение анализировать массивы данных, выделять наиболее значимые аспекты и предоставлять информацию в понятной форме

— Общая грамотность — четкая и грамотная речь, быстрое понимание задачи

Тестовое задание:

— предоставить определенную информацию в виде презентации для руководителя

— составить Google таблицу по заданным параметрам для дальнейшего анализа информации

— сделать 3 главных вывода по предоставленному файлу

— Найти контакты собственника здания — ТЦ Николаевский в Бабаево

— Составить инструкцию — «Как заказать баннер?»

Доступы бизнес ассистента:

— Доступы во все чаты — советы директоров и чаты со специалистами

— Доступы как наблюдатель в группы ВК

— Доступы в Фронт Пад для взятия аналитики