Руководитель отдела секретариата

Международное архитектурное бюро IND приглашает в команду Руководителя отдела секретариата в связи с расширением в офис Москвы

Мы работаем над архитектурой будущего — от мастерпланов новых городов до интерьеров штаб-квартир. В наших проектах — Москва, Дубай, Ташкент, Эр-Рияд, Ванкувер и не только.

IND — это:

• 17 лет на рынке архитектурного проектирования;
• Более 300 сотрудников в Москве, Санкт-Петербурге, Ташкенте и Дубае;
• Победители международных премий, включая WAF и Best Office Awards;
• В списке 30 лучших архитектурных бюро России по версии Forbes (2023);
• 100+ реализованных проектов в 9 странах.

Что вас ждёт в команде IND:

• Участие в знаковых проектах, о которых пишут Forbes, ArchDaily, StrelkaMag и другие;
• Работа в мультидисциплинарной команде: архитекторы, инженеры, урбанисты, исследователи;
• График 5/2 в просторном офисе в ARTPLAY, 10 минут от м. Курская;
• Оформление по ТК РФ;
• Внутренние творческие конкурсы с премиями, бонусы за успешные проекты;
• Карьерные консультации и понятная траектория роста;
• Поддержка: внутренний HR-коуч, корпоративный психолог;
• Беговой клуб, йога, лекции IND Talks, вечеринки, бар в офисе — мы не только работаем, но и отдыхаем вместе.

Чем предстоит заниматься:

1. Делопроизводство:

• Организация движения и учёта документов;
• Подготовка документов к отправке по почте или курьером;
• Регистрация входящих писем (в т.ч. возврат с почты);
• Хранение документов;
• Сканирование документации для хранения в электронном носителе;
• Распределение документации по соответствующим папкам в эл.виде;

2. Сбор и обработка информации, по заявке руководителя, составление сравнительных таблиц, анализ полученной информации;

3. Ведение деловой и финансовой переписки с партнерами фирмы;

4. Координирование работы офиса:

• Подготовка справок для сотрудников;
• Печатные и копировально-множительные работы;
• Заказ печати в типографии (проверка качества, счета, отслеживание оплаты);
• Работа с офисной оргтехникой (телефон, сканер, принтер, копировальный аппарат);
• Организация праздничного украшения офиса (от идеи до реализации);
• Участие в подготовке деловых переговоров;
• Планирование и подготовка приема посетителей;
• Курирование административно-хозяйственной деятельности офиса, УК, ЧОП;
• Организация рабочего места для новых сотрудников.

5. Решение организационных вопросов жизнеобеспечения офиса:

• Ведение таблицы запроса канцелярии;
• Заказ канцтоваров по запросам сотрудников;
• Согласование и закупка необходимого оборудования по заявке от отделов.

6. Ведение вопросов согласования с администрацией АртПлей

• Знание ПК – продвинутый пользователь (Office, Internet);
• Релевантный опыт не менее 2-х лет;
• Внимательность к деталям, усидчивость, ответственность, дипломатичность;
• умение работать с большими объемами информации, многозадачность, гибкость в выполнении задач;
• Обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность, целенаправленность;
• Разборчивый почерк;
• Грамотная устная и письменная речь.
  
  Убедительная просьба: желаемый уровень заработной платы укажите, пожалуйста, в резюме или сопроводительном письме.