Требуется квалифицированный специалист уровня руководитель отдела/ старший делопроизводитель с сильной экспертизой работы с документооборотом, который сможет выстроить процесс работы с документами, методологию и повысить уровень делопроизводства в компании, в том числе разработать номенклатуру дел и провести аудит на предмет необходимости создания архива.
Основные задачи:
- Организация единой системы корпоративного делопроизводства и документооборота, включая организацию приема, обработки, регистрации, учета входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
- Разработка номенклатуры дел;
- Разработка инструкции по делопроизводству;
- Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией, оптимизация сроков прохождения и исполнения документов;
- Оптимизация процессов в ЭДО, вкл. разработку и согласование маршрутов движения документов, составление инструкций пользователя, обучение сотрудников;
- Повышение культуры работы с документами и осуществление организационно-методического руководства и контроля за организацией работы с документами в структурных подразделениях компании;
- Организация Архива компании «с нуля», контроль за выполнением работ по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности компании в соответствии с законодательством РФ;
- Оформление, согласование протоколов, архив, контроль исполнения поручений, организация заседаний;
- Организация информационно-справочной работы, обучение специалистов подразделений работе с документооборотом.
Требования:
- Высшее образование (желательно в сфере делопроизводства/ архива);
- Опыт работы в документообороте от 5 лет, руководящий опыт от 2-х лет, также можем рассмотреть без руководящего опыта, но с сильной экспертизой в документообороте, опытом выстраивания процессов и написания методологии документооборота;
- Желателен опыт в выстраивании делопроизводства "с нуля" опыт участия в проекте по автоматизации, опыт в оптимизации процессов.
-
Знание методологии делопроизводства и архивного дела, нормативной документации, касающейся организации делопроизводства;
-
Опыт написания нормативных и справочных документов, опыт участия в автоматизации делопроизводства, документооборота и архивного хранения;
- Знание программ на уровне уверенного пользователя: 1С Документооборот, Excel, также будет дополнительным преимуществом опыт с системой Контур Диадок;
-
Готовность инициировать и лидировать изменения, нацеленность на результат, а не на процесс, готовность нести ответственность за принятые решения, умение слышать внутреннего клиента, умение работать в команде, позитивное отношение к жизни.
-
Работа из офиса, есть возможность работать удаленно несколько дней в неделю если не влияет на процесс.