Операционный менеджер/Ассистент CEO (Генерального директора)

О компании KENGO

Мы — KENGO, лидер на рынке B2B-аренды мебели для мероприятий с более чем 10-летним опытом. Наш портфель включает свыше 15 000 компаний-клиентов. Мы строим долгосрочные, профессиональные отношения, основанные на доверии, открытой обратной связи и поддержке амбиций.

Сейчас мы усиливаем управленческое ядро и ищем ключевого специалиста, который станет «оператором» всей системы управления — тем, кто обеспечит ее бесперебойную работу, ритм и эффективность, освободив время CEO для стратегических задач.

Мы ищем не ассистента, а архитектора управленческих процессов. Если вы любите порядок в цифрах и задачах, умеете договариваться с сильными личностями и хотите построить систему, от которой зависит работа всей компании — это ваша вакансия.

Миссия позиции

Стать «центром контроля» и операционным ядром команды из 10 руководителей. Внедрить и администрировать единую систему управления задачами (Bitrix24), обеспечить прозрачность, дисциплину и ритм работы руководящего состава. Освободить время CEO от операционного контроля, превратив решения в исполняемые задачи с чёткими сроками и KPI.

Ключевые зоны ответственности:

1. Управление системой задач и отчётностью (Bitrix24 как основной инструмент):

- Администрирование Bitrix24: настройка проектов, задач, CRM, дашбордов, прав доступа.

- Контроль выполнения задач всеми руководителями: статусы, сроки, приоритеты.

- Формирование еженедельных/ежемесячных сводок по KPI руководителей: сколько задач выполнено, какие в работе, какие просрочены.

- Визуализация прогресса и результатов для CEO (отчёты, диаграммы, выжимки).

2. Организация ритма и времени CEO и команды:

- Полный контроль календаря CEO: планирование встреч, стратегических сессий, приоритизация.

- Организация и модерация регулярных планёрок руководителей (сбор тем, тайминг, протоколы решений).

- Трансформация решений с совещаний в конкретные задачи в Bitrix24 с ясными сроками и ответственными

3. Управление проектами внедрения (старт с Bitrix24):

- Поиск, оценка и выбор подрядчика-интегратора для внедрения Bitrix24.

- Управление проектом внедрения от аналитики до запуска: сбор требований от руководителей, контроль сроков интегратора, тестирование, обучение команды.

- После запуска — постоянное администрирование и развитие системы.

4. Аналитика и документирование процессов:

- Подготовка аналитических выжимок по встречам и решениям.

- Помощь в описании и визуализации ключевых бизнес-процессов компании.

В перспективе — самостоятельное выстраивание и оптимизация бизнес-процессов (или управление бизнес-аналитиком).

Что должно получиться в результате работы кандидата (через 3-6 месяцев):
Все 10 руководителей работают в Bitrix24 — задачи ставятся, отслеживаются и закрываются в системе.

У CEO есть единый дашборд, где видно: нагрузка на руководителей, статус ключевых инициатив, выполненные KPI.

Встречи CEO и команды стали короче и результативнее — потому что всё записано в задачах, а статусы известны заранее.

Появился чёткий ритм (еженедельные планёрки, месячные отчёты) и порядок в управленческих процессах.

Наши ожидания от кандидата:

- Обязательно: Опыт администрирования Bitrix24 (или аналогичных систем: Jira, Asana, Kaiten) — не на уровне пользователя, а на уровне настройки проектов, workflows, отчётности.

- Обязательно: Продвинутые навыки тайм-менеджмента и управления календарём для топ-менеджера.

- Опыт управления проектами (желательно в IT-внедрениях): умение составить план, выбрать подрядчика, контролировать сроки и бюджет.

- Понимание основ бизнес-анализа и визуализации процессов (BPMN, диаграммы, Miro).

- Уверенное владение Google Workspace / Microsoft Office (таблицы, презентации).

- Будет большим плюсом: опыт в роли офис-менеджера / администратора офиса с функцией контроля хозяйственных процессов.

- Системное мышление: умение видеть разрозненные задачи как часть единого процесса.

- Проактивность и инициативность: не ждать указаний, а предлагать решения по улучшению системы.

- Дипломатичность и жёсткость: умение мягко, но настойчиво требовать отчётности от руководителей.

- Стрессоустойчивость и высокая скорость работы в условиях множества параллельных задач.

- Конфиденциальность и безупречная деловая этика.

- Готовность к гибридному формату: 3 дня в офисе (Москва, иногда Мытищи), 2 дня удаленно.

Что мы предлагаем:

- Роль со стратегическим влиянием: вы создадите систему управления компанией с нуля.

- Прямое подчинение CEO и работа с первыми лицами бизнеса.

- Ясный карьерный путь от системного менеджера до операционного менеджера с полной ответственностью за бизнес-процессы.

- Конкурентную заработную плату, обсуждение по итогам собеседования.

- Официальное трудоустройство, гибридный формат работы.(5/2, 3 дня в офисе).

Мы ждем именно вас, если вы — самоорганизованный профессионал, любящий порядок в цифрах и задачах и желающий, чтобы его работа имела стратегическое значение.

Для отклика начните сопроводительное письмо со слова «KENGO» и укажите ваши зарплатные ожидания.