ВАКАНСИЯ: Офис-менеджер бизнес-центра Edition 65
Обязанности офис-менеджера
1. Документооборот и отчетность
- Ведение базы договоров с арендаторами и подрядчиками.
- Контроль сроков подписания, продления, пролонгаций.
- Работа с актами, счетами, закрывающими документами.
- Создание внутренних регламентов и шаблонов документов.
- Организация хранения документов (в бумажном и электронном виде).
2. Работа с арендаторами (офисная часть)
В отличие от администратора, офис-менеджер работает больше “по документам” и коммуникации:
- Информирование арендаторов по всем административным вопросам.
- Подготовка писем, уведомлений, коммерческих предложений.
- Напоминания по оплатам, документам, срокам.
- Ведение базы контактов арендаторов, обновление карточек.
3. Закупы и работа со снабжением
- Заказ канцелярии, расходных материалов, воды, хозтоваров для офисной части управления.
- Контроль наличия и состояния офисного оборудования (принтеры, техника, связь).
- Организация мелких закупок для здания (по согласованию с директором).
- Сравнение коммерческих предложений и выбор оптимального поставщика.
4. Контроль процессов внутри управляющего офиса
- Порядок в зоне ресепшн.
- Организация рабочего пространства руководства и офиса управления БЦ.
- Ведение учёта ключей, карточек доступа, выдача/приём.
- Ведение инвентаризации имущества.
5. Финансово-административная помощь
- Сбор чеков и счетов, их систематизация.
- Подготовка первичной информации для бухгалтера.
- Ведение Excel-таблиц расходов управляющего офиса.
- Формирование ежемесячного отчёта по административным затратам.
6. Коммуникации и внешние взаимодействия
- Общение с поставщиками и подрядчиками по административным вопросам:
бумага, вода, интернет, связь, доставка, сервисные услуги. - Организация встреч потенциальных арендаторов (координация с директором).
- Выполнение поручений, связанных с взаимодействием органов гос.службы (письма, заявления, сбор документов).
Требования к кандидату
- Опыт работы офис-менеджером, ассистентом руководителя, администратором или секретарём.
- Очень высокий уровень организации и внимательности.
- Уверенное владение Excel, Word, Google Docs.
- Грамотный русский язык, казахский — плюс.
- Умение быстро учиться и работать в режиме многозадачности.
- Опрятность, аккуратность в общении, вежливость, ответственность.
Условия работы
- График: 5/2, 09:00–18:00.
- Место работы: офис управления в бизнес-центре Edition 65.
- Фиксированная заработная плата.
- Испытательный срок — 2 месяца.