Обязанности:
- Прием поступающей корреспонденции, передача ее в соответствии с назначением генеральному директору, руководителям структурных подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Обеспечение регистрации, входящей/исходящей документации.
- Осуществление печати/копирования/сканирования приказов, распоряжений, писем, служебных записок и других документов.
- Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя
- Обеспечение приема/отправки писем по электронной почте.
- Согласование и внедрение извещений/технических решений
- Ведение журнала занятости переговорных комнат и журнала командировок
- Ведение списка контактов сотрудников
- Прием и распределение входящих вызовов (вторая очередь)
- Встреча и сопровождение посетителей.
- При приеме VIP посетителей и проведении переговоров приготовить и подать чай, кофе.
- Оформление пропусков для посетителей.
- Подготовка и организация проведения семинаров (сбор и обработка заявок, подготовка раздаточного материала, информирование семинаристов о назначенной дате семинара, подготовка и выдача свидетельств о посещении семинара, подготовка кофе-брейка и т.д.).
- Выдача со склада канцелярских товаров, бумаги, бытовой химии, бутилированной воды. Поддержание чая, кофе, сахара, посуды в достаточном количестве в местах приёма пищи, переговорных и учебном классе.
- Протоколирование совещаний.
- Доставка документов в пределах г. Москвы (при необходимости).
- Заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц.
- Участие в подготовке выставок и участие в выставочных мероприятиях фирмы.
- Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.
- Опыт работы от года на позиции офис-менеджер
- Доброжелательность, позитивный настрой, пунктуальность и вежливость
- Хорошие навыки коммуникации
- Уверенный пользователь ПК, оргтехники
- Опыт работы с документами
- Испытательный срок – 3 месяца
- График работы 5/2 с 09:00 до 17:30 – в офисе,
- Обеденная зона в офисе (холодильник, СВЧ, чай, кофе)
- Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ
- Оплачиваемый отпуск, больничный
- Выплата з/п стабильно 2 раза в месяц
- Офис в 10 минутах от м. Новогиреево – Фрязевская ул., 10 (территория Мосгортепло)