Помощник/ассистент руководителя

Стефания — сеть кондитерских и собственное производство полного цикла. Мы делаем десерты, которые дарят счастье нашим гостям

Сегодня за нашими плечами — более 20 лет развития производства и расширение розницы в Иркутске, Шелехове, Ангарске, Усоье, Черемхово и Хомутово. Наша команда - это большое количество сотрудников.
- В Иркутской области мы чемпионы по доставлению радости среди всех кондитерских.
- В месяц мы производим 170 тонн готовой продукции.
- В нашей системе лояльности более 240 000 оригинальных пользователей.
- Уже 37 лучших кондитерски в Иркутской области

Если вы готовы к захватывающему вызову и интересным задачам, присоединяйтесь к нашей команде! Откликайтесь на вакансию и инициируйте изменения, которые повлияют на наше будущее!

Зачем мы тебя ищем?
У генерального директора много задач, которые важны для компании, но из за высокой загрузки часто откладываются и тянутся дольше, чем должны. Нужен ассистент, который берёт такие вопросы на себя, самостоятельно ведёт их от постановки до результата, держит сроки под контролем и снимает с руководителя операционную нагрузку.

Обязанности:

• Принимать в работу задачи, находящиеся в ожидании, и обеспечивать их выполнение до завершения. Формулировать цель и критерии результата, составлять план, организовывать исполнение, контролировать сроки и качество, фиксировать итоги.

• Организовывать и вести календарь генерального директора в Google Calendar, Гугл Календарь. Планировать встречи и созвоны, выстраивать приоритеты, обеспечивать напоминания и контроль дедлайнов
• Обеспечивать деловые коммуникации и переговоры с внешними контрагентами и организациями. Инициировать контакты, согласовывать условия, вести переписку, фиксировать договорённости в письменном виде, контролировать выполнение договорённостей
• Сопровождать документооборот и договорную работу. Готовить и оформлять документы по шаблонам, собирать полный пакет, организовывать внутренние согласования, контролировать корректность реквизитов, дат и условий
• Вести задачи в Битрикс24

• Самостоятельность и проактивность. Способность работать без микроменеджмента, самостоятельно уточнять вводные, находить недостающую информацию и предлагать решения
• Быстрое погружение и устойчивость к неопределённости. Умение оперативно разбираться в новых темах, структурировать задачу и двигаться вперёд при неполных данных
• Аккуратность в документах. Высокая внимательность к датам, суммам, реквизитам и формулировкам, дисциплина в оформлении и хранении материалов
• Аналитическое мышление и любознательность.
• Деловая коммуникация и настойчивость. Спокойно и корректно добиваться соблюдения сроков и договорённостей, фиксировать результаты и удерживать процесс в конструктивном поле
• Готовность к режиму работы. График 5/2 строго, работа в Шелехове в офисном или гибридном формате по договорённости

Будет плюсом:

• 1С, 1С:Предприятие на уровне пользователя
• Опыт переговоров с внешними сторонами. Подрядчики, администрации, сервисы
• Знание Exel, Bitrix24

• Работа рядом с генеральным директором. Быстрый рост через участие в задачах повышенной сложности и уровня ответственности

• Разноплановая практическая нагрузка. Переговоры, документооборот, координация управленческих задач, участие в решении реальных бизнес кейсов

• Высокая степень автономии и доверия. Чёткая постановка ожидаемого результата, минимальный микроменеджмент, оценка по итоговому эффекту
  
  Испытательный срок 3 месяца. Критерии успешного прохождения:

• Календарь генерального директора организован и ведётся без сбоев. Встречи, напоминания и контрольные сроки не теряются, приоритеты выстроены

• Задачи выполняются под ключ. По каждой задаче обеспечены план, движение по этапам и доведение до результата. Регулярно предоставляется актуальный статус и следующий шаг

• В Битрикс24 поддерживается прозрачное управление задачами. Для каждой задачи зафиксированы срок, ответственный, этап выполнения и потенциальные риски, статусы актуальны

• Документооборот ведётся корректно. Документы оформляются без критичных ошибок в датах, суммах, сторонах и реквизитах, соблюдается аккуратность и полнота пакета