Обязанности:
- ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
- утверждает номенклатуру, организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
- координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку;
- подготавливает командировочную документацию (заявки, бронирование билетов, гостиниц, отчет и т.д.) для руководства Товарищества;
- организует проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, копировальных машин) на предмет определения готовности к эксплуатации;
- проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим);
- организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
- разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;
- организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);
- организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий;
- на работника также возлагается выполнение других функций, определенных актами Товарищества, либо по поручению руководство Товарищества.
- знания и навыки работы с персональным компьютером и оргтехникой на уровне уверенного пользователя
- должен обладать коммуникабельностью и терпеливостью, должен быть энергичен и позитивно настроен на выполнение своих функциональных обязанностей.
- высшее (или послевузовское), среднеспециальное образование, желательно дополнительную подготовку (курсы, классы) по направлению «Офис-менеджер».
- заключение трудового договора; на постоянное место работы;
- гарантированная заработная плата;
- хорошие условия труда.