Офис-менеджер/Администратор офиса

Компания "СПУТНИК-ИНВЕСТ" - профессиональная команда, специализирующаяся на подготовке непубличных компаний к привлечению непубличного финансирования (pre-IPO), а также дальнейшего их сопровождения к выходу на IPO и размещению облигационных займов (коммерческие и биржевые облигации). Мы помогаем эмитентам привлекать капитал, повышать прозрачность и инвестиционную привлекательность.

Кого мы ищем: Мы рассматриваем кандидата не только на позицию офис-менеджера, а на роль административного координатора, обеспечивающего бесперебойную операционную деятельность компании. Специалист будет отвечать за организацию внутренних процессов, делопроизводство, документооборот и административную поддержку подразделений. Это ключевая позиция для внимательного к деталям сотрудника, ориентированного на регламент, системность и эффективное взаимодействие с командой и контрагентами.

Основные направления и ваши задачи:

1. Административный документооборот:

• Подготовка, составление и регистрация внутренних документов: договоры, акты, письма, заявки.

• Ведение календаря мероприятий и протоколов совещаний.

• Подготовка данных для ежемесячной отчетности и планирования.

2. Финансово-хозяйственная поддержка:

• Контроль закупок: от канцелярии и хозяйственных товаров до продуктов для офиса.

• Формирование заявок на платежи, сбор и обработка счетов, взаимодействие с бухгалтерией.

• Организация жизнеобеспечения офиса: заказ воды, обслуживание оргтехники, решение бытовых вопросов.

3. Клиентский и гостевой сервис (Front-Office):

• Мониторинг корпоративной почты и первичная обработка входящих запросов (фильтрация, ответы, переадресация).

• Обработка входящих звонков: консультация по общим вопросам.

• Организация гостевого визита: заказ пропусков, встреча, размещение.

4. Поддержка HR-процессов и мероприятий:

• Создание и согласование текста вакансии, отбор резюме на собеседование.

• Административное сопровождение собеседований: согласование времени с руководителями и кандидатами, печать резюме, встреча гостей, организация пропусков.

• Техническая поддержка онлайн-совещаний и конференций (подключение, настройка).

5. Логистика и внешние коммуникации:

• Самостоятельная доставка документов курьером (личная ответственность от звонка до вручения).

• Работа с типографиями: отправка ТЗ, прием готовой полиграфии, контроль оплаты.

6. Приоритетная задача:

• Выполнение отдельных поручений руководителей и обеспечение их рабочего дня.

Наши ожидания от кандидата:

Обязательно:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или ассистентом от 1-2 лет.

• Высокий уровень самоорганизации, многозадачности и ответственности.

• Безупречное владение русским языком и грамотная письменная речь.

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel), Google Docs, умение работать с PDF, сканерами.

• Отличные коммуникативные навыки, клиентоориентированность и стрессоустойчивость.

• Внимание к деталям и стремление наводить и поддерживать порядок в процессах.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в индустриях финансов и инвестирования.

• Навыки работы с системами 1С или CRM.

• Опыт работы в HR.

Мы предлагаем:

• Ключевую роль в сердце динамичной компании.

• Возможность участвовать (пусть и за кадром) в масштабных проектах.

• Стабильную заработную плату (обсуждается по итогам собеседования).

• Современный офис в деловом центре.

• Работу в дружной команде профессионалов.

• Возможность профессионального роста и развития управленческих навыков.

Тип занятости: Полная занятость, офис.