Чем эта работа важна для нас
В любой компании информация движется хаотично, если за ней никто не следит. Вы — тот человек, который наведет в этом порядке. Вы станете центром управления документами: от первого письма, поступившего на почту, до подшивки дела в архив. Благодаря вам руководители и коллеги всегда будут вовремя получать нужные бумаги, а все процессы — прозрачными и четкими.
Ключевые задачи
1. Управление входящим потоком
-
Прием, первичная обработка и регистрация всей входящей корреспонденции (письма, заявления, запросы).
-
Своевременная передача документов руководству, тиражирование копий согласно резолюциям и отправка исполнителям в структурные подразделения.
2. Контроль исходящей документации
-
Обработка, оформление и отправка исходящих писем и документов.
-
Ведение реестров почтовых отправлений, работа с Почтой России и экспресс-почтой.
-
Мониторинг статуса доставки и контроль исполнения отправленных документов.
3. Систематизация и учет
-
Ведение электронной базы данных (СЭД/Excel/1С) по всем входящим и исходящим документам.
-
Формирование дел текущего делопроизводства, обеспечение их сохранности и передача в архив согласно номенклатуре.
-
Участие в ежегодном уточнении номенклатуры дел предприятия.
4. Взаимодействие и поддержка
-
Подготовка копий документов по запросам подразделений.
-
Прием личных заявлений сотрудников на подпись руководству.
Требования:
-
Образование: Среднее профессиональное или высшее (желательно делопроизводство, документоведение, юриспруденция или экономика).
-
Опыт: Приветствуется опыт работы с документами от 1 года.
-
Технические навыки: Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, почтовые клиенты, работа с оргтехникой). Знание СЭД будет вашим преимуществом.
- Личные качества: Внимательность к деталям, отличная память, структурное мышление, ответственность, стрессоустойчивость и умение работать с большими объемами информации.
Условия:
- Официальное трудоустройство;
- ДМС с первого дня работы;
- Дополнительный социальный пакет от компании (подарки к юбилеям и профессиональным праздникам, путевки на реабилитационно-восстановительное лечение, детские лагеря, материальная помощь в сложных жизненных ситуациях);
- Активная корпоративная жизнь (спортивные мероприятия, тимбилдинги);
- Конкурентный уровень дохода, обсуждается индивидуально, просьба указывать размер ожидаемого вознаграждения в резюме или сопроводительном письме;
-
Уровень дохода, обсуждается индивидуально (просьба указывать размер ожидаемого вознаграждения в резюме или сопроводительном письме).