Администратор учебного отдела / Специалист по документообороту (EdTech) / Международная компания

Facultet — аккредитованная школа профессиональных курсов в Португалии (лицензия DGERT). Наши студенты — люди со всего мира, которые хотят получить европейское образование и легальный статус в Португалии. Наша школа помогает людям легализовать свой статус и справиться со страхом депортации. Мы предоставляем информацию и поддержку, чтобы они могли лучше адаптироваться в новой стране.

Мы ищем «сердце» нашего бэк-офиса — системного администратора, который возьмет на себя документальное и финансовое сопровождение студентов. Это работа для тех, кто любит порядок в таблицах, умеет работать с цифрами и понимает, что от правильно поставленной
запятой в документах для AIMA зависит легализация человека.

Основные задачи:

• Документооборот: Подготовка договоров, проверка комплектов документов студентов перед зачислением, сбор недостающих справок.
• Иммиграционная поддержка: Формирование пакетов документов для иммиграционной службы(декларации, подтверждения оплат, справки о зачислении).
• Финансы и биллинг: Выставление счетов (инвойсинг) и ссылок на оплату, контроль фактического поступления денег.
• Дебиторская задолженность: Мониторинг оплат и вежливое, но настойчивое напоминание клиентам о платежах.
• Работа в CRM: Полное ведение сделок в amoCRM (смена этапов, контроль задач).
• Сложные кейсы: Оформление переводов между курсами, расчет и оформление возвратов, подготовка официальных ответов на претензии. Оформление финальных сертификатов.

Что мы ждем от вас:

• Опыт работы: Обязателен опыт в amoCRM и опыт работы с претензиями/возвратами (EdTech, визовые центры, юридические или финансовые компании).
• Внимательность: Вы не допускаете ошибок в фамилиях, суммах и датах. Способны проверить 20 документов по чек-листу без потери концентрации.

Навыки: Уверенная работа с Google Таблицами (формулы, фильтры) и Chat GPT на базовом уровне (для ускорения подготовки текстов/ответов).

Языки: Грамотный русский язык + базовый английский (чтение документов, работа с интерфейсами).
Soft Skills: Стрессоустойчивость при работе с должниками и умение конструктивно отвечать на
жалобы.

Условия работы:

• График: Полная занятость, 5/2 (удаленно).
• Оплата: Оклад 600€ – 800€ (по результатам собеседования) + KPI ~200€ за отсутствие ошибок в документах и своевременный сбор дебиторской задолженности.

Стабильные выплаты и четкие регламенты работы.