Обязанности:
- Принимать поступающую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением руководителя конкретным исполнителям;
- Вести делопроизводство, обеспечивать учет, регистрацию, контроль исполнения и хранение документов, выполнять различные операции, предназначенные для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений, с применением компьютерного обеспечения;
- Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителю, обеспечивать их качественное редактирование;
- Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя и сотрудников на Объекте, вести деловую переписку;
- Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности Объекта;
- Выполнять работы по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
- Принимать, координировать и контролировать работу по заявкам, выполнение работ, своевременное и качественное исполнение техническими службами заявок о неисправностях и поломках на Объекте;
- Устанавливать и поддерживать эффективные взаимоотношения с собственниками, арендаторами помещений, подрядными организациями, поставщиками и контролирующими органами;
- Оформлять заявки на проведение работ подрядными организациями, согласовывать работы со службами клиента;
- Контролировать соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя сотрудниками Объекта;
- Составлять ежедневные, ежемесячные отчеты о работах на объекте, взаимодействовать с финансовой службой по вопросу выставления счетов и предоставления документов;
- Контролировать основные закупки для нужд Объекта в целях соответствия утвержденному бюджету эксплуатационных расходов по Объекту, а также составлять заявки на приобретение оборудования и материалов; вести учёт, контролировать ТМЦ выданных персоналу.
- Осуществлять анализ и корректировку договоров с подрядными, ресурсными организациями, договоров с арендаторами, делать свои предложения Управляющему по существу вопросов.
Требования:
Заместитель Управляющего должен знать:
- правила и методы организации делопроизводства и документооборота организации;
- структуру Объекта;
- офисное программное обеспечение;
- правила и методы оформления и обработки деловой документации;
- требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности;
- содержание договоров и соглашений с заказчиками, арендаторами и подрядными организациями на Объекте;
- особенности и специфику прав и обязанностей компании перед заказчиками и контрагентами, отражённых в договорах;
- порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров.
Условия:
- График 5/2 с 9.00 до 18.00. Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней. Оплата больничных. Оплата мобильной связи. Чай, кофе за счёт компании.