Помощник руководителя (Заместителя Главы администрации)

Обязанности:

• Подготовка руководителя к совещаниям, ВКС (видео-конференц связям), мероприятиям, заседаниям, встречам руководителя - контроль готовности материалов, согласование, взаимодействие с отделом протокола, направление информации в министерства, организация технического обеспечения при необходимости, рассылка участникам;
• Выезды на прием граждан- Оформление карточек приема, контроль исполнения в МСЭД обращений и поручений руководителя, взаимодействие с общественной приемной;
• Составление календаря руководителя- формирование ежедневного/еженедельного плана, оптимизация загрузки, выездов, сроков, построение логистики, занесение дни рождений, памятных дат, ежедневный контроль графика ВКС, отправка подтверждений участия;
• Позиционирование деятельности руководителя в политической сфере- формирование полит.плана-графика (мероприятие "Доверие к власти"), ведение базы Единая Россия (ежемесячная актуализация базы персональных данных сотрудников), курирование семей и участников СВО, ведение ТГ-канала руководителя, отчетность;

Документооборот и делопроизводство:

• подготовка, регистрация, ознакомление сотрудников с приказами руководителя,
• подготовка и согласование презентаций по поставленным задачам/повесткам,
• подготовка KPI (премий) по подведомственным учреждениям и руководителя на ежемесячной основе (сбор и предоставление информации несколько форм),
• контроль виз руководителей/исполнителей, правильности оформления, полноты комплектов для подготовки подписания документов руководителем;
• МСЭД ( текущий ежедневный систематический контроль входящих писем, распределение по принадлежности, согласование с руководителем, взаимодействие с задействованными структурами в целях исполнения и недопущения просрочек, на регулярной основе выгрузка за период, рассылка подведомственным учреждениям, разбор вопросов по срокам/резолюциям. Контроль: регулярно в течение дня, взаимодействие с адресатами, отделом документооборота, отделом контроля, рассылка исполнителям напоминаний по дедлайну,
• подготовка документов сектору наград к награждению сотрудников;
• Телефонные звонки (входящие и исходящие звонки-оказание консультации абонентам в рамках компетенции);
• Поздравление - своевременный заказ цветов, поздравительных, изготовление благодарственных писем/поздравлений, согласование с ветеранами их семьями;
• Выполнение рабочих поручений по мере производственной необходимости.

Требования:

• Высшее образование (уровень, ВУЗ, дополнительное образование);
• Обязателен опыт работы помощником руководителя;
• Знание Word, Excel, Word, Power Point электронный документооборот;
• Стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственность, многофункциональность, многозадачность, неконфликтность, умение работать с большими объёмами данных.

Условия:

• Работа в приёмной заместителя Главы г.о. Химки Московской области;
• Адрес, график- г. Химки, ул. Московская д.15, график ненормированный;
• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Стабильная заработная плата, оплачиваемые отпуска и больничные;
• Премии в праздники (8 марта, день города, Новый Год).