Обязанности:
- Принимать поступающую на рассмотрение в Департамент сопровождения информационных систем корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым руководителем Департамента решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Готовить входящие документы для рассмотрения руководителем.
- Организовывать доставку документов исполнителям в Департаменте, в том числе по системе электронного документооборота.
- Обеспечивать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.
- Информировать руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
- Предупреждать о приближении времени запланированных мероприятий.
- Вести учет поступающих в приемную руководителя телефонных звонков.
- Готовить проект командировочного задания руководителя.
- Обеспечивать заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя.
- Оформлять программу поездки, уточнять особенности протокола планируемых мероприятий.
- Готовить документы к поездке руководителя.
- Уточнять информацию о программе командировки. Организовывать поездки руководителя на мероприятия в пределах своей компетенции.
- Обрабатывать материалы командировки, оформлять отчет о командировке.
- Обеспечивать работу приемной во время отсутствия руководителя.
- Вести учет посетителей руководителя и оформлять пропуска для посетителей в здание Фонда.
- Организовывать прием посетителей руководителя.
- Принимать меры по сохранению информации ограниченного использования в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
- Осуществлять организацию внутренних совещаний у руководителя.
- Информировать участников о намечающихся мероприятиях, проводимых руководителем, повестке дня, месте и времени проведения и условиях участия.
- Обеспечивать явку приглашенных на мероприятия.
- Решать вопросы технического оснащения мероприятий в пределах своей компетенции.
- Осуществлять помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов.
- Участвовать в подготовке аналитических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.
- Документально оформлять решения руководителя.
- Доводить до сведения работников Департамента поручения руководителя.
- Осуществлять контроль за исполнением работниками Департамента изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Следить за своевременным рассмотрением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
- Определять причины несвоевременного выполнения поручений, информировать руководителя о состоянии их исполнения.
- Вести оперативный учет прохождения документов в Департаменте.
- Осуществлять визирование документов, подготовленных работниками Департамента, в соответствующих структурных подразделениях Фонда и представлять их на подпись соответствующему должностному лицу Фонда.
- Фиксировать поручения в системе электронного документооборота.
- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности Департамента.
- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе.
- Печатать служебные документы и другие материалы, необходимые руководителю.
- Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность.
- Вести график текущей работы руководителя в программе АРМ ГС. Вести табель учета рабочего времени работников Департамента, заносить в электронную базу данных графики отпусков работников Департамента.
Требования:
- Высшее образование.
- Не менее трех лет стажа работы по специальности.
- Ответственность, пунктуальность аналитический склад ума, внимательность, работа с большим объемом информации в режиме многозадачности, грамотная устная и письменная речь.
- Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel, Word, Power Point).
- Умение работать в системе делопроизводств.
Условия:
- Работа в офисе Госорганизации.
- График работы с 9-00 до 18-00, в пятницу с 9-00 до 16-45.
- Официальная заработная плата без задержек.
- Отпуск 38 дней.
- Оплачиваемый больничный.
- Система надбавок и премирования.
- Оплачиваемое повышение квалификации.
- Бесплатный спортивный зал и бассейн.
- Столовая с демократичными ценами.