Социальный фонд России

Главный специалист-эксперт / Секретарь

Не указана
  • Москва
  • Полный рабочий день
  • Не имеет значения
  • От 3 лет

Обязанности:

  • Принимать поступающую на рассмотрение в Департамент сопровождения информационных систем корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым руководителем Департамента решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  • Готовить входящие документы для рассмотрения руководителем.
  • Организовывать доставку документов исполнителям в Департаменте, в том числе по системе электронного документооборота.
  • Обеспечивать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.
  • Информировать руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
  • Предупреждать о приближении времени запланированных мероприятий.
  • Вести учет поступающих в приемную руководителя телефонных звонков.
  • Готовить проект командировочного задания руководителя.
  • Обеспечивать заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя.
  • Оформлять программу поездки, уточнять особенности протокола планируемых мероприятий.
  • Готовить документы к поездке руководителя.
  • Уточнять информацию о программе командировки. Организовывать поездки руководителя на мероприятия в пределах своей компетенции.
  • Обрабатывать материалы командировки, оформлять отчет о командировке.
  • Обеспечивать работу приемной во время отсутствия руководителя.
  • Вести учет посетителей руководителя и оформлять пропуска для посетителей в здание Фонда.
  • Организовывать прием посетителей руководителя.
  • Принимать меры по сохранению информации ограниченного использования в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.
  • Осуществлять организацию внутренних совещаний у руководителя.
  • Информировать участников о намечающихся мероприятиях, проводимых руководителем, повестке дня, месте и времени проведения и условиях участия.
  • Обеспечивать явку приглашенных на мероприятия.
  • Решать вопросы технического оснащения мероприятий в пределах своей компетенции.
  • Осуществлять помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов.
  • Участвовать в подготовке аналитических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.
  • Документально оформлять решения руководителя.
  • Доводить до сведения работников Департамента поручения руководителя.
  • Осуществлять контроль за исполнением работниками Департамента изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
  • Следить за своевременным рассмотрением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
  • Определять причины несвоевременного выполнения поручений, информировать руководителя о состоянии их исполнения.
  • Вести оперативный учет прохождения документов в Департаменте.
  • Осуществлять визирование документов, подготовленных работниками Департамента, в соответствующих структурных подразделениях Фонда и представлять их на подпись соответствующему должностному лицу Фонда.
  • Фиксировать поручения в системе электронного документооборота.
  • Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности Департамента.
  • Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе.
  • Печатать служебные документы и другие материалы, необходимые руководителю.
  • Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность.
  • Вести график текущей работы руководителя в программе АРМ ГС. Вести табель учета рабочего времени работников Департамента, заносить в электронную базу данных графики отпусков работников Департамента.

Требования:

  • Высшее образование.
  • Не менее трех лет стажа работы по специальности.
  • Ответственность, пунктуальность аналитический склад ума, внимательность, работа с большим объемом информации в режиме многозадачности, грамотная устная и письменная речь.
  • Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel, Word, Power Point).
  • Умение работать в системе делопроизводств.

Условия:

  • Работа в офисе Госорганизации.
  • График работы с 9-00 до 18-00, в пятницу с 9-00 до 16-45.
  • Официальная заработная плата без задержек.
  • Отпуск 38 дней.
  • Оплачиваемый больничный.
  • Система надбавок и премирования.
  • Оплачиваемое повышение квалификации.
  • Бесплатный спортивный зал и бассейн.
  • Столовая с демократичными ценами.