Задача: обеспечение бесперебойной работы офиса, организация документооборота, администрирование инфраструктуры БЦ, комплексная логистическая поддержка сотрудников и гостей (тревел, трансферы, визы), а также выполнение поручений руководителя.
Обязанности:
-
Прием и распределение входящих звонков, писем и другой информации.
-
Организация и ведение документооборота (входящие, исходящие документы, приказы);
-
Взаимодействие с администрацией БЦ (бронирование переговорных, конференц-залов, паркинг, пропуска);
-
Жизнеобеспечение офиса (организация питьевой воды, кофе, чай, канцтоваров и проч.);
-
Контроль надлежащего состояния офисного оборудования (в т.ч. куллеров и кофемашин);
-
Организация выездных мероприятий сотрудников компании;
-
Тревел-поддержка (авиа, ж/д билеты, проживание, трансферы, ВИП-залы, такси, приглашения для иностранных гостей);
-
Администрирование услуги корпоративного такси;
-
Организация встречи гостей;
-
Выполнение поручений руководителя.
-
Опыт работы секретарем, офис-менеджером или административным ассистентом от года (с функциями организации командировок - как преимущество);
-
Знание основ делопроизводства;
-
ПК - уверенный пользователь (MS Office, интернет);
-
Грамотная устная и письменная речь;
-
Активность, ответственность, доброжелательность;
-
Умение работать в команде;
-
Высокая самоорганизация, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности; (Критично важно!)
-
Внимательность к деталям, аккуратность;
-
Опыт организации командировок, бронирования билетов и отелей (или готовность быстро освоить);
-
Опыт взаимодействия с консульствами/визовыми центрами;
-
Курсы секретарей/делопроизводства (как преимущество).
Желательно:
- Знание английского языка (Pre-Intermediate/Intermediate).
- Наш офис располагается в бизнес-центре класса А "Ньютон-Плаза", не более 10 минут в пешей доступности от м. Нагатинская. Также до нас можно доехать от м. Коломенская или МЦК "Верхние Котлы";
- График работы 5/2, с 9.00 до 18.30;
- Официальная заработная плата, оформление по ТК РФ с первого дня, выплаты заработной платы 2 раза в месяц;
- Премии по итогам работы за год, индексация заработной платы;
- Дополнительное медицинское страхование;
- Компенсация;
- Дружный и сплоченный коллектив.